Rezervne kopije podataka ili po naški „bekap“ je nešto što se treba raditi na svakodnevnoj bazi. Naravno rijetko tko to tako i radi. Razlog? Ne znamo podesiti backup, nemamo vremena za backup, ma što će nam uopće backup, sve imamo na mailu … i još mnogo drugih razloga koji se susreću u praksi. Naravno sve to pada u vodu kada vam disk prestane raditi, netko vam polije tekućinu po računalu pa se isto zadimi i nema više podataka, prijenosno računalo bude ukradeno, ili ono što se najčešće događa – greškom obrišete neki bitan dokument. Viđao sam nekoliko puta muškarce, visoko pozicionirane u svojim tvrtkama, kako na rubu suza odbijaju povjerovati da su njihovi podaci, tablice, budžeti nepovratno nestali sa tim malim komadom hardwarea koji je prestao raditi. Sati i sati rada nestaju, projekti, ponude, ponekad i snovi nestaju kada disk prestane raditi. OK, sada kada sam vas dovoljno uplašio, idemo na to kako napraviti kvalitetan backup.
Podijelit ću spremanje rezervnih kopija tj. backupa na dva osnovna načina: ručni i automatski. Ručni je onaj kada ste neke datoteka, tablice, slike ili bilo koji vaš dokument ili dokumente odlučili sami prekopirati na neko rezervno mjesto. Uglavnom koristite normalnu copy/paste funkciju. Automatski backup je kada kopiranje za vas odrađuje neki pozadinski program u točno određeno vrijeme na točno određeno mjesto. Pogodite koji ću preporučiti – automatski naravno. Automatski se jednom podesi i on ne zaboravlja spremiti vaše podatke na sigurno mjesto.
Za automatski backup možete koristiti razne programe, od komercijalnih koji rade razne vrste kopiranja, sažimanja podataka i razna čuda, preko nekomercijalnih koji rade jednostavna kopiranja pa do samih ugrađenih osnovnih backup rješenja koja dolaze sa Windows ili drugim operativnim sustavom samog računala (već ugrađenim u njega). Za koji ćete se odlučiti – neka za sada ostane na vama. Jednom drugom prilikom dotaknut ćemo se i posebne teme koje programe koristiti. Za sada evo samo osnovnog principa kako čuvati rezervne kopije podataka.
Pravi backup podataka nije samo kopiranje datoteka u drugi folder na istom računalu. Backup bi morao biti kopiranje podataka na drugi odvojeni uređaj. Taj uređaj može biti običan usb vanjski disk, a može biti i neki mrežni vanjski disk. Može biti čak i drugo računalo u istom ili drugom uredu. Bitno je da ne kopirate na isti uređaj, jer u slučaju kvara samog uređaja imat ćete opet problem kako do svojih podataka.
Ispravno čuvanje i pohrana backupova bi bila na barem dva, fizički odvojena mjesta (dva ureda ili dvije zgrade), no to je u praksi ponekad dosta teško za izvesti pa vam samo kopija na drugom vanjskom disku može spasiti puno frustracije i kašnjenja u poslu.
Jedna od opcija backupa je i čuvanje podataka u besplatnim servisima poput dropbox-a, google drive-a i sličnih. Ovi servisi su ograničeni količinom podataka i kod backupiranja brzinom kopiranja podataka u njih. Uglavnom se koriste za držanje dokumenata poput bilo kojeg foldera i za dijeljenje tih dokumenata među računalima. Njihov veliki nedostatak je to što ne postoji rezervna stara kopija, pa ako obrišete ili krivo snimite neki dokument, nema nazad. Iz tog razloga ja ih ne bih navodio kao backup rješenja i ne bih ih preporučivao u tu svrhu. Za dijeljenje podataka svakako, za backup nikako.
Ovo je osnovni pregled što je to uopće backup i zašto bi ga uopće koristili. Samo podešavanje backupa je nešto stručnija tema za koju preporučam da se konzultirate sa stručnjacima ili ako imate veliku volju, da se sami uhvatite u koštac s time. Svakoj tvrtki ne odgovara isti tip i način backupiranja podataka. Vaš osobni način je potrebno odrediti po učestalosti promjena na vašim dokumentima, vrsti dokumenata i programa koje koristite, količini podataka …
Broj kopija koje se čuvaju je u praksi preporučeno imati barem tri tj. backup od prije tri tjedna, od prije dva tjedna i od ovog tjedna. Tada kada radite novi backup, onaj najzadnji brišete – već je zastario. Razlog – ponekad ćete napraviti neke izmjene na dokumentima ili sustavima za koje ćete shvatiti tek nakon nekog vremena (recimo 10 dana) da nisu dobre, da klijent želi vratiti sve na staro, i tada će vam onaj prvi backup biti od koristi dok ova dva od nedavno neće imati podatke koje trebate.
Za kraj jedna od stvari koje mnogi zaborave. Obavezno povremeno provjerite da li vam backup podataka radi i da li možete izvući neki dokument iz te rezervne kopije. Ako to ne napravite i ako niste sigurni da vaš backup sadrži ispravne podatke – kao da ga nemate.
