Upravljanje vremenom: Kratka povijest „time managementa“

tea cup, time

Vrijeme je u temelju svega što postoji, ono je osnovna dimenzija života i poslovanja te zbog toga predmet proučavanja fizike, psihologije, ekonomije, sociologije i antropologije. Svi na sebi organski osjećamo „strijelu vremena“ i biološke ritmove u prirodi. Pitanja povezana s vremenom dio su popularne kulture (prisjetimo se satova na slikama Salvadora Dalia i paradoksa blizanaca) – čak i laici znaju da je Einstaein svojim teorijama dokrajčio koncept apsolutnog vremena. Psihološku činjenicu da „nije svako vrijeme jednako za sve“ primijetio je još Cervantes. Percepcija vremena ovisi o osobnosti, o kontekstu, različitim kulturnim normama u različitim sredinama. Od antičkih vremena do danas postoje dva bitno različita pogleda na vrijeme i načina kako vrijeme osjećamo. Vrijeme kao chronos označava tzv. satno vrijeme, a kairos prikladno vrijeme odnosno pravi trenutak za nešto. Na tom tragu Newton je dao prednost vremenu nad događajima, dok je njegov suvremenik Leibniz obrnuto pretpostavio događaje vremenu.

Problem vremena i menadžment povezani su od samih njegovih početaka. Jedan od utemeljitelja znanstvenog menadžmenta F. W. Taylor bio je opsjednut normiranjem i mjerenjem vremena (kod suvremenika poznat kao „onaj sa štopericom“). Naslanjajući se na njegov rad začetnica hr managementa gđja.Gilberth razvila je „studiju vremena i pokreta“ na radnom mjestu. Danas se tema vremena u ekonomiji masovno tretira unutar bihevioralne ekonomije i područja menadžmenta nespretno nazvanog upravljanje vremenom, najviše posredstvom popularnih knjiga poslovnih gurua (primjerice Stephena Coveya, autora „7 navika uspješnih ljudi“). Vrijeme naravno nije novac (pokušajte nešto u trgovini kupiti za vrijeme) iako posjeduje vrijednost i u ekonomiji se smatra resursom. Zbog osobnih i kulturnih razlika vremenske preferencije su česti izvor sukoba između zaposlenika i profesija unutar poslovne organizacije. Nedostatak sinkronizacije, vodstva i jasnih pravila dovodi do sukoba i zbrke (moje ili tvoje vrijeme?), tj. do povremenih vremenskih ratova (npr. između odjela i razina upravljanja organizacije). Vremenska inteligentni ljudi uočavaju fundamentalne razlike u načinu kako se unutar opće populacije, različitih tvrtki i profesija tretira vrijeme i tomu se prilagođavaju, odnosno socijaliziraju se. Za uspješno funkcioniranje organizacije posebice je bitan tzv. job person fit, odnosno nužno je da se zaposlenici prilagode temporalnoj prirodi posla i poslovnoj kulturi svoje tvrtke. Različiti poslovi zahtijevaju različit odnos prema vremenu pa tu posebice dolazi do izražaja kvaliteta selekcije zaposlenika i važnost sistematizacije zaposlenika.

Dimenzije vremenske osobnosti

Uspješno upravljanje vremenom temelji se na poznavanju individualnih razlika u percepciji i odnosu prema vremenu te vremenskim značajkama posla koji pojedina osoba obavlja. Testovima za procjenu osobnosti mjere se tri vremenske dimenzije dok s radna mjesta s obzirom na vremenske karakteristike „u grubo“ mogu podijeliti u dvije klase.

1. Polikronost/monokronost

Ovom dimenzijom osobe se dijele na one koji imaju pozitivan odnos spram multitaskinga i prakticiraju višezadaćnost te na pojedince koji su fokusirani na obavljanje isključivo jedne djelatnosti u nekom odsječku vremena (npr. u radnom danu ili tjednu). Pojedina zanimanja pod definiciji zahtijevaju višezadaćnost (menadžeri svih profila primjerice) bez obzira što multitasking iziskuje dodatni napor i ponekad izaziva stres. Pojedine aktivnosti kada se izvode usporedno međusobno inteferiraju (ometaju jedna drugu), ponekad i na potencijalno koban način, poput vožnje automobila i telefoniranja primjerice. Važno je naglasiti da polikronost odnosno monokronost nisu po sebi ni dobra ni loša značajka osobnosti sve dok se ne dovedu u kontekst opisa konkretnog radnog mjesta.

Obavljanje više funkcija u isto vrijeme ili u kraćem vremenskom razdoblju u okviru pojedinih profesija se podrazumijeva, dok je za druge poslove prepreka. Posao jednog kirurga u operacijskoj dvorani primjerice, ne podnosi prekidanje i ometanje, dok je ono sastavni dio radnog vremena svakog menadžera. Dodajmo da je multitasking kao isključivo ženska karakteristika tek još jedan razvikani mit. Činjenica je da nisu zabilježene značajne spolne razlike, odnosno da su i muškarci i žene podjednako sposobni za višezadaćnost.

2. Sadašnja / buduća vremenska orijentacija

Još se od djetinjstva ljudi razlikuju po sposobnosti za odgađanje zadovoljstva (gratifikacije) kako bi u budućnosti potencijalno „zaradili“ više. U jednom poznatom pokusu ustanovljeno je da su djeca koja su pokazala sposobnost žrtvovanja sadašnje ugode (1 Marshmallow na dar) za buduću nagradu (2 Marshmallowa na dar) kasnije u životu bili znatno uspješniji u akademskoj i poslovnoj karijeri te je kod njih zabilježena manja prisutnost bolesti ovisnosti. Strateške funkcije poduzeća naravno zahtijevaju dulji vremenski horizont dok izvršne funkcije zahtijevaju fokus na sadašnjost i trenutnu dobit. Primjetimo da nacionalne ekonomije u kojima ja popularna lokalna izreka „Bolje vrabac u ruci nego golub na grani“ imaju manji BDP te su izrazito neotporne na krizu. Zanimljivo je da su životinje (čimpanze, golubovi i štakori primjerice) uspješniji od ljudi u multitaskingu ali ih zato mi ljudi kao vrsta nadvisujemo u sposobnosti odgađanja zadovoljenja i investiranju u budućnost. Također, više troše i bolji su kupci ljudi izražene sadašnje vremenske orijentacije.

3. Točnost i brzina

Ove dvije osobine toliko statistički koreliraju da se zapravo smatraju jednom dimenzijom. Točnost i brzina kao osobina najčešće dolazi u paketu. U predvidljivim i upravljivim situacijama se smatraju pozitivnim karakteristikama u poslovanju što nikoga ne iznenađuje. Točnost i brzina su nužni na pozicijama u kojima su poslovni procesi uređeni, tipa business as usual. U onoj mjeri u kojoj postoji element novoga, dvosmislenosti i kompleksnosti u toj mjeri se u businessu moramo odreći točnosti i brzine, ne očekivati red gdje on nije moguć ili je čak nekoristan. Također je zanimljivo promotriti odnos prema rokovima.

U slučaju tzv. crammera (naguravača) koji aktivnosti prerano započinju i prije vremena završavaju zabilježen je negativni utjecaj na radno okruženje i funkcioniranje timova u kojima djeluju. U najvećoj globalnoj tvrtci za upravljanje projektima imaju izreku: „Bolje je s provođenjem projekta započeti tri mjeseca kasnije kako bi ga završili godinu dana ranije, nego šest mjeseci ranije, pa ga ne završiti nikada“. Kampanjci u donosu na naguravače imaju prednost jer barem pogoduju kreativnom procesu iako je prokrestinacija (odgađanje) sama po sebi ponekad povezana s depresijom. Kada su rokovi i planiranje u pitanju, treba uzeti u obzir da je znanstveno dokazano da smo krajnje pristrani u planiranju, precjenjujemo svoje sposobnosti i podcjenjujemo trajanje projekata pa je probijanje rokova uobičajena pojava.

Karakteristike radnog mjesta

Prilagodba radnog mjesta osobi zaposlenika u većini slučajeva nije opcija, tj. zaposlenici ne posjeduje tu autonomiju i formalni autoritet da mogu (i ne smiju) posve sami upravljati svojim vremenom. Gledano iz vremenske perspektive postoje dvije vrste poslova. U jednoj kategoriji alociramo točno određenu količinu vremena u točno određenom trenutku na točno određene djelatnost. Za aktivnosti postoje terminski planovi, rokovi i definiran ritam izvođenja posla. U drugoj kategoriji poslova aktivnosti alociramo u vremenu jer nam nisu poznati rokovi, niti možemo predvidjeti brzinu izvođenja aktivnosti, odlučivanje ne ovisi isključivo o nama nego i o vanjskim uvjetima, tempo određuje netko drugi. Zato se kod poslovnih procesa u kojima postoji element improvizacije bez strogo determiniranog plana vrijednost posla ne može mjeriti po vremenu (npr. inženjer/sat).

Usješnost „time management“ seminara

Navodno samo u Njemačkoj 30.000 konzultanata provodi seminare s temom upravljanja vremenom te na neki način žive od „zeitmanagemanta“. Kvaliteta takvih seminara je više nego upitna. Prema znanstvenim istraživanjima te edukacije imaju za rezultat tek subjektivni osjećaj kontrole nad vremenom. Također sadržaj edukacija isključivo je dizajniran za monokrone osobe sadašnje vremenske orijentacije, te strogo namijenjen radnim mjestima i za profesije koje nemaju koristi od multitaskinga i buduće vremenske orijentacije. Zbog očite nekompetencije predavača težište se stavlja na fokusiranje i sadašnjost te se promovira čak i patološko ponašanje (ADD i ADHD) pod etiketom time managemeta. Sadržaj seminara je banalan i vrti se oko čiste mehanike poput izrade rasporeda, popisa prioriteta i zadaća, te je protkan Alan Fordovskih sofizmima poput „neka vam prioriteti budu na prvom mjestu“, ne odgovarajući na ključno pitanje – kako odrediti prioritete, bilo kratkoročne bilo strateške.

Na privatnoj razini i u međusobnoj komunikaciji, slično kao u plesu, različit ritam u glavi može biti bolan za noge. Inače sućutni ljudi u vremenskoj stisci postaju neempatični i grubi. Iako upravljanje vremenom ima biološko-medicinsku podlogu u radu mozga poboljšanja su uvijek moguća. Loše upravljanje vremenom predstavlja rizik za zdravlje i šteti poslovnom uspjehu. Stoga je kriza nabolje vrijeme za samoprocjenu osobnih, korporativnih i nacionalnih vremenskih preferencija i temporalne inteligencije.

Podijeli

Odgovori

Top