Gotovo 60% svog vremena provodimo na nekoj vrsti sastanka. Oni mogu pomoći da se riješi problem no, prije no što ga organizirate, upitajte se je li on stvarno potreban.
Uspješan sastanak znači korak bliže cilju
Bilo vašem osobnom ili onom cijele organizacije. Zato, prije no što okupite ljude, dajte im jasno do znanja koja je svrha sastanka i o čemu će biti riječ. Sastavite dnevni red i odredite prioritete po kojima ćete voditi sastanak. Ako postoje neaktivni članovi kolektiva, nemojte ih prozivati, već ih na pristojan način potaknite da se uključe u razgovor. Vođenje sastanka je vještina je koju treba naučiti, a s godinama i usavršiti.
Kako iz sastanka izvući ono najbolje?
Napravite SWOT analizu; prvo odredite snage i slabosti, te prilike i prijetnje koje će vam poslužiti kao niti vodilje. Čvrsto utvrdite dnevni red i trajanje, i pazite da nijedna točka dnevnog reda ne prelazi deset minuta. Zadužite nekoga da zapisuje glavne točke sa sastanka. Ako je predviđeno da traje dugo, svakako ga podijelite na cjeline i odredite vrijeme za pauze.
Pričajte, ali i postavljajte pitanja
Za vrijeme sastanka važno je komunicirati, ne samo kako bismo nešto razjasnili, već i kako bismo pomogli drugima da da preispitaju naše mišljenje ili stvari sagledali iz nekog novog kuta. Za vrijeme sastanka postavljajte pitanja kojima doista tražite neku informaciju i potičete sudionike na komunikaciju. Neka sva pitanja budu kratka i jasna.
Ako ste zadali zadatke koje vaši kolege trebaju odraditi do idućeg sastanka, pobrinite se da imate kontrolu nad time. Ako vam to oduzima previše vremena, imenujte nekoga tko će to odraditi za vas. Sve rokove, usmjerenja te kratak pregled sastanka pošaljite svima, i ne zaboravite – zahvaliti na trudu. Sastanci se ne moraju nužno pretvoriti u nešto naporno i kontraproduktivno. Održavajte ih kada treba, planirajte pomno i pobrinite da rezultat bude olakšavanje, a ne otežavanje posla svima u kolektivu.
Autor.PH
