Mnogi poslovni subjekti kroz cijelu godinu šalju promotivne dopise. Međutim, mnogi dopisi su samo informativni, previše usmjereni na ponuđača, a vrlo često i dosadni. Kvalitetan promotivni dopis je kao i oglas, mora pozvati potencijalne kupce i klijente na aktivnost povezanu s vašom ponudom.
Prije slanja, trebalo bi provjeriti ima li dopis sljedećih 5 elemenata:
- Atraktivan naslov koji poziva na čitanje – kaže se da je za pisanje naslova potrebna otprilike ista količina vremena koliko za pisanje cijelog dopisa. Dopis će biti odličan, jedino ako ste pogodili pravi naslov. Dajte si vremena za pisanje naslova (ili subjecta u e-mailu). Naslov može biti pitanje (Znate li…), može biti prednost koju nudite (6 savjeta za kvalitetno…) ili poruka za ciljnu skupinu (Poslovne žene vjeruju da…).
- Povežite se s čitateljem – dajte do znanja da razumijete situaciju u kojoj se nalazi vaša ciljna skupina. Pokažite da znate sve o izazovima s kojima se susreću i opišite kako taj izazov izgleda, obzirom na želju, vrijeme, frustraciju, status ili novac. Nakon opisivanja izazova, opišite kako vaša ponuda može riješiti taj izazov.
- Prezentirajte rješenje – dokažite da imate sjajnu ideju, prijedlog suradnje, ponudu, proizvod ili uslugu. Uključite i pametno prezentirajte do 3 koristi od svog rješenja.
- Odgovorite na primjedbe – u svakoj ponudi postoje tzv. „rupe“ u kojoj će kupac ili klijent pomisliti na nedostatak ponude. Iste primjedbe se često ponavljaju, ponuđači znaju o čemu je riječ, tako da primjedbu treba riješiti već u promotivnom dopisu i dati pravi odgovor, a ne čekati da kupac o tome razmišlja, izrazi sumnju i odustane od ponude još tijekom čitanja.
- Potaknite na aktivnost – Ponudite uzorak, besplatan proizvod, gratis uslugu ili besplatan savjet kako bi se kupac ili klijent uvjerio u kvalitetu ponuđenog. Na kraju, jasno navedite zašto bi vam se trebali javiti i kako mogu naručiti ono što nudite. Također, u završnom dijelu treba navesti sve glavne koristi od ponude, jer završetak pisma skoro jednako važan kao i sam početak.
