Razumijevanje stanja poslovanja izuzetno je važno za sve one koji već sada razmišljaju o promjenama i poboljšanjima, ali i za sve ostale koji će možda u budućnosti razmišljati o njima.
Prije svega, snimka početnog stanja potrebna je vodstvu tvrtke kako bi utvrdili tokove svojih poslovnih procesa, načine na koji se oni odvijaju, kako bi analizom dobili financijske i nefinancijske pokazatelje vlastitog poslovanja i na taj način osvijestili u kojim područjima imaju potencijala za napredak. Snimkom se često utvrđuje stvarni korijen problema koji treba riješiti, a koji ne mora biti nužno onaj koji je vlasnik detektirao.
S druge strane, ako konzultant ne zahtjeva snimku stanja, nego odmah nudi neko unikatno rješenje ili proizvod, svaki vlasnik bi se trebao upitati: Može li mi netko predlagati rješenje, bez da se upozna s mojim poslovanjem? Radi što boljeg razumijevanja koristi od snimke stanja, donosimo kroz studiju slučaja.
Kontaktirao nas je vlasnik tvrtke koja se bavi isporukom i instalacijom opreme, radi problematike s fluktuacijom zaposlenih u prodaji i implementacijom rješenja za njihove klijente. To je stvaralo priličan problem jer je zbog specifičnosti djelatnosti, obuka svakog novog djelatnika iziskivala dodatne resurse (vrijeme i edukacije), a ugovorene implementacije kasnile su s realizacijom. Plaće prodajnog osoblja u tvrtki su bile u rangu s prosjekom djelatnosti, čak i nešto iznad.
S vlasnikom je dogovorena snimka stanja, a njen dogovoreni obim je u ovom slučaju uključivao kompletno poslovanje, dakle:
- snimku organizacijskog ustroja i pozicija
- snimku organizacijskih jedinica i poslovnih procesa
- analizu korištene interne dokumentacije
- analizu financijskih izvještaja i drugih brojčanih podataka
- izračun financijskih i ocjenu nefinancijskih pokazatelja
Snimka je dala uvid u stvarne uzroke problema koji je vlasnik detektirao i utvrđena je sljedeća situacija:
- organizacijska struktura i podjela poslova i odgovornosti nije bila jasno definirana
- odsutnost planiranja i postavljanja ciljeva (i strateški, i operativno)
- zalihe opreme i materijala koji se ugrađuju kod klijenata ne odgovaraju potrebama
- prodaja se odvijala na klasičan način kao prodaja robe, nisu postojali ciljevi prihoda i profitabilnosti kao ni planiranje stvarno potrebnih materijala i opreme
- rang plaća sukladno odgovornosti i pozicijama kao i odgovarajući kompenzacijski menadžment u tvrtci nisu bili definirani
- utvrđene su znatne razlike u načinu rada s klijentima i u profitabilnosti pojedinih prodaja
- uzrok česte fluktuacije djelatnika bio je u nepostojanju planiranja i zadavanja prodajnih ciljeva, a budući nije postojao sustav nagrađivanja za dodatni trud, zaposlenici nisu bili dodatno motivirani
Snimka stanja pomogla je u definiranju konkretnih zadataka projekta unapređenja i poboljšanja utvrđene situacije kod klijenta.
Što smo učinili?
- pomogli klijentu uspostaviti cjeloviti sustav postavljanja ciljeva i planiranja (i prihoda i rashoda)
- pravilno planiranje prodaje omogućilo je i ispravno planiranje nabave i potrebnih zaliha
- prodaja je organizirana kao projektna prodaja budući su zahtjevi njihovih klijenata bili personalizirani obzirom na različitost djelatnosti i zatečeno stanje
- formirani su prodajno-implementacijski timovi i svaki prodajni projekt je praćen po profitabilnosti i reklamacijama klijenata
- formiran je kompenzacijski menadžment s odgovarajućim sustavom nagrađivanja (utvrđena je minimalna norma profitabilnosti, a za postizanje veće profitabilnosti i postotka reklamacija klijenata ispod utvrđenog minimuma, tim je bio dodatno nagrađen)
- utvrđeni su pokazatelji koji se prate i formiran je odgovarajući sustav izvještavanja
- djelatnici su educirani o novom načinu rada, podjeli odgovornosti i transparentnom načinu praćenja njihovog rada i cjelokupnog poslovanja
Kakav je bio rezultat nakon 12 mjeseci?
- motivacija djelatnika znatno se povećala i problem fluktuacije postao je zanemariv
- profitabilnost je zamjetno porasla (za 29,8 %) u odnosu na početne vrijednosti, unatoč dodatno isplaćenim bonusima prema utvrđenom sustavu nagrađivanja
- zalihe su bile adekvatne potrebama za unaprijed definirani period od 30-45 dana (ovisno o duljini nabavnog procesa) zbog pravilnog planiranja prodajnih projekata i mogućnosti predviđanja odgovarajućih potreba
- trajanje implementacije rješenja kod njihovih klijenata zbog adekvatnog planiranja i organizacije posla se smanjilo (manje angažiranih radnih sati) što je pozitivno utjecalo na profitabilnost
- reklamacije klijenata smanjile su se za 43,7 % (smanjenje dodatnog rada zbog reklamacija utjecalo je također na rast profitabilnosti jer taj rad nije bio naplativ)
Da nije napravljena odgovarajuća snimka stanja, ne bi bilo moguće utvrditi stvarnu problematiku i ne bi se mogao formirati ispravan personalizirani sustav rješenja za klijenta koji će dati željeni rezultat, čak i puno veći i dugoročniji od samog rješenja za početno definirani problem.
Autorica Dubravka Lacić iz BASIS savjetovanja d.o.o.
