Neka osnovna pravila komunikacije s medijima već znaju i vrapci na grani, no nije loše podsjetiti na česte greške koje viđamo u praksi. U redakcije medija svaki dan stiže i do 50 različitih priopćenja, a stručnjaci tvrde da je više od trećine tih dokumenata skoro neupotrebljivo. Velike tvrtke zapošljavaju profesionalce koji znaju kreirati priopćenje ili surađuju s PR agencijama. No, kakva je situacija s malim tvrtkama?
U malim tvrtkama obično svi rade sve. Upravo iz tog razloga, iz malih tvrtki često stižu loše pripremljena priopćenja, a razlog je nedostatak vremena za pripremu, nedovoljna količina znanja ili nepostojanje osobe koja ima dovoljno iskustva u odnosima s medijima. Upravo iz tog razloga, novinari i urednici često prigovaraju da pošiljatelji ne navode važne informacije, da sadržaj pripćenja nije prilagođen mogućnostima medija, da su glavne informacije skrivene unutar teksta te da više od 80% priopćenja uopće nije pogodno za objavu te završavaju u košu. Male tvrtke često nemaju dovoljno financijskih sredstava za učinkovito oglašavanje pa je izgradnja uspješnih odnosa s medijima od velike važnosti. Veliki broj malih poduzetnika nažalost nije svjestan da kreiranjem kvalitetnih vijesti može omogućiti svojoj tvrtki prisustvo u lokalnim i nacionalnim medijima. U tom slučaju, ulog su kreativnost, uloženo vrijeme i trud.
Kako biste kreirali profesionalno priopćenje, važno je da su uključeni svi potrebni elementi. Osim što medijima morate ponuditi vijest, svakako je važno da se pobrinete oko sljedećeg:
1. Kreirajte uočljiv i atraktivan naslov koji privlači pažnju i sažima vijesti iz priopćenja. Najvažniji dio teksta mora se navesti na početku, a najmanje važan na kraju priopćenja.
2. Sadržaj priopćenja napišite na maksimalno 2 stranice. Provjerite pravopis barem 2 puta.
3. Pošaljite e-mailom ili faksom i naknadno telefonski kontaktirajte osobu na koju je naslovljeno da provjerite je li primila priopćenje i jesu li potrebne dodatne informacije.
4. Provjerite jeste li u priopćenju odgovorili na pitanja: tko, što, gdje, kada i zašto (tko je subjekt, o čemu je riječ, kada se dogodilo ili kada će se dogoditi, gdje se dogodilo ili će se dogoditi, zašto je informacija važna i koje je značenje te informacije). Tako ćete provjeriti posjedujete li sve informacije i imate li vijest koju vrijedi objaviti.
5. Analizirajte jeste li definirali ciljnu skupinu kojoj je poruka namijenjena.
6. Vijest podijelite u najviše 4 odlomka. Poruka mora biti kratka i pregledna, a nikako ne bi smjela sadržavati skraćenice, žargon, neobjašnjive pojedinosti niti nepotrebne superlative.
7. Navedite datum objave priopćenja. Uključite kontakt pošiljatelja ili osobe zadužene za komunikaciju s novinarima. Dodajte mjesto i vrijeme pisanja priopćenja.
8. Napišite vrijeme objavljivanja, odnosno naglasite ako je vijest spremna za objavu odmah ili je potrebna odgoda, ovisno o vremenu planiranog događaja.
