U posljednjem djelu Forenzika Prima feljtona donosimo svojevrsni sistematski pregled kojim se na jednostavan način može utvrditi razina otpornosti nekog društva na prijevare. Redoviti sistematski pregledi važni su za naše zdravlje budući da se ranim dijagnosticiranjem omogućuje pravovremen početak terapije, što uvelike povećava šanse za potpuni oporavak organizma.
Ista je stvar i s korporativnim zdravljem, kada također redovitim kontrolama možemo otkriti prijevare u ranoj fazi što je višestruko važno: ograničava se financijska šteta od same prijevare, izbjegnuti su veliki troškovi istraga kada je ionako sve već gotovo, a redovite kontrole odvraćaju nepoštene zaposlenike od planiranja prijevare. Dobri rezultati su svakako poželjni, ali nipošto nisu razlog za odustajanje od daljnjeg rada na sprječavanju prijevara; ključ zdravlja vašeg Društva je u redovitim pregledima, a svi znamo da je zdravlje najvažnije.
Upitnik o otpornosti na prijevare
1. Razumiju li zaposlenici što čini prijevaru?
Da
Ne
Djelomično
2. Jesu li troškovi prijevare poput izgubljene dobiti, štetnog publiciteta, izgubljene poslove i smanjenog morala i produktivnosti – jasno objašnjeni zaposlenicima?
Da
Ne
Djelomično
3. Znaju li zaposlenici gdje tražiti savjet kada su suočeni s nesigurnim etičkim odlukama i vjeruju li da mogu slobodno govoriti o tome?
Da
Ne
Djelomično
4. Je li politika nulte tolerancije na prijevare jasno komunicirana zaposlenicima pismeno i u praksi?
Da
Ne
Djelomično
5. Jesu li zaposlenici naučili kako komunicirati zabrinutost o postojećem ili potencijalnom štetnom postupanju?
Da
Ne
Djelomično
6. Postoji li anonimni kanal obavještavanja o prijevarama dostupan zaposlenicima, primjerice putem HotLine-a?
Da
Ne
Djelomično
7. Vjeruju li zaposlenici da mogu prijaviti prijevare anonimno i/ili povjerljivo i bez straha od odmazde?
Da
Ne
Djelomično
8. Je li zaposlenicima jasno objašnjeno da će prijavljivanje sumnjivih aktivnosti biti brzo i detaljno ocijenjeno?
Da
Ne
Djelomično
9. Primjenjuju li se politike prijave te mehanizmi prijevara i na prodavatelje, kupce i ostale vanjske sudionike?
Da
Ne
Djelomično
10. Je li moguće prijevarno ponašanje agresivno istraženo?
Da
Ne
Djelomično
11. Šalje li organizacija poruku da aktivno istražuje prijevarno ponašanje kroz ispitivanje prijevara od strane revizora?
Da
Ne
Djelomično
12. Obavljaju li se iznenadne revizije prijevara, uz one regularno zakazane?
Da
Ne
Djelomično
13. Ispituje li se zaposlenike da utvrde u kojoj mjeri uprava djeluje iskreno i transparentno?
Da
Ne
Djelomično
14. Jesu li ciljevi učinkovitosti realno postavljeni?
Da
Ne
Djelomično
15. Jesu li ciljevi sprječavanja prijevara uključeni u mjere učinkovitosti po kojima se ocjenjuju menadžeri i na temelju kojih se određuju bonusi po učinku?
Da
Ne
Djelomično
16. Je li organizacija uspostavila, implementirala i testirala proces nadzora rizika prijevara od strane upravnog odbora ili ostalih upravnih tijela (npr. nadzornog odbora)?
Da
Ne
Djelomično
*Sustav bodovanja: Da=5 bodova, Djelomično=3 boda, Ne= 0 bodova
0 do 26 bodova: Imunitet Vašeg društva je vrlo slab
Ono što čini organizaciju, njeno djelovanje i poslovanje su njeni zaposlenici. Upravo zato zaposlenici mogu ozbiljno naštetiti toj organizaciji. Zbog toga je jako važno postaviti opća mjerila u poslovanju i ponašanju kako bi se zaposlenicima jasno dalo do znanja da je na bilo kakva rizična ponašanja i postupke postoji nulta tolerancija. Ako zaposlenici dobiju osjećaj da se ne provodi odgovarajuća kontrola, eventualna prilika za počinjenje postupka koji bi im mogao priskrbiti nepripadajuću imovinsku korist biti će u velikom broju slučajeva iskorištena. Predlažemo da se u vašem društvu angažira vanjska osoba ili tim koji će nenajavljeno provesti određene kontrole temeljem kojih bi se moglo utvrditi eventualne prijestupe, te u svakom slučaju pokazati oštre namjere uprave da se bilo kakve radnje učinjene bez njihova odobrenja neće tolerirati. Angažman vanjskih suradnika može koristiti i kao prevencija, odnosno ukazati upravi na određene „slabe točke“ u njihovom poslovanju, te savjet kako kontinuirano djelovati po tom pitanju.
27-52 boda: Vaše Društvo jedonekle otporno, ali i dalje vrlo ugroženo
Iako postoji jasan stav uprave o tome da ne tolerira bilo kakve radnje koje nisu pod njenim nadzorom, potencijalno prijevarno ponašanje u vašem društvu nije dovoljno agresivno istraženo. Iako su zaposlenici svjesni značenja prijevarnog ponašanje i da su takvo ponašanje slobodni prijaviti upravi putem predviđenih kanala, pitanje je pridržavaju li se svi zaposlenici etičkog kodeksa vašeg Društva. Jeste provjerili pozadinu odnosno prošlost vaših zaposlenika pri zapošljavanju, nazvali bivšeg poslodavca i pitali za iskustva, radite li rotaciju zaposlenika na određenim visoko rizičnim pozicijama? Jeste li svjesni koji su poslovi u vašem Društvu visoko rizični i zahtijevaju kontinuiranu kontrolu? Predlažemo da angažirate vanjske stručnjake koji će pomoći u detektiranju rizika i postavljanju kontrola koje će predstavljati učinkovitu i kontinuiranu prevenciju od prijevara.
Više od 52 boda Imunitet vašeg Društva je na visokoj razini
Jasno ste izrazili stav društva o prijevarama, uspostavili kanale dojavljivanja te ste konstantnim kontrolama stvorili napetu atmosferu među zaposlenicima . No jeste li sigurni da držite sve pod kontrolom? Možda svakodnevno kontrolirate promet po žiroračunu, no jeste li u tijeku sa svim regulatornim promjenama koje omogućuju iskusnijim zaposlenicima da zloupotrijebe svoje znanje? Osiguravate li konstantnu rotaciju zaposlenika u vašem društvu tako damanje iskusni imaju priliku napredovati, da imaju iskustva u više poslova, da se jedna osoba ne zadržava dugo vremena na određenoj poziciji? Tako zaposlenici međusobno znaju što tko radi te na se lakše mogu prepoznati prijevarne radnje. Iako smatrate da je prevencija od prijevare u vašem društvu na visokoj razini, preporučujemo angažiranje iskusnih stručnjaka čiji je posao upravo to, kreiranje detaljnog plana obrane od prijevara upravo za vaše poslovanje, koji će onda djelovati sa 100 %-tnom sigurnošću.
[box style=”0″]
Autor: Diana Antičić direktorica je i osnivačica društva Forenzika Prima. Društvo je utemeljeno 2012. godine s ciljem pružanja usluga porezne forenzike i drugih srodnih usluga.
Društvo se tako uz forenziku, bavi i poslovima revizije, procjene vrijednosti društava, sudskim vještačenjima te za sve navedeno posjeduje neophodne licence. Društvo za potrebe svojih klijenata pruža i menadžment savjetovanje te specijalizirano savjetovanje u restrukturiranju organizacije računovodstveno-financijskih sektora.
Antičić je kao ovlaštena porezna savjetnica, također i partnerica u javnom trgovačkom društvu za porezno savjetništvo Antičić – Jakovljević – Kušeta te članica Europske mreže žena ambasadorica poduzetništv
[/box]
