Nabava je u današnje vrijeme uistinu strateški čimbenik u profitabilnosti tvrtke, jer dobro upravljanje nabavom poduzeću omogućuje stratešku prednost.
Kako to nabava može utjecati?
Primjerom iz prakse pokazat ćemo kako je poduzeće koje proizvodi različite kozmetičke proizvode unaprjeđenjem procesa nabave, ostvarilo zavidne rezultate. Riječ je o poduzeću kojem u proizvodnji najveći udio u cijeni svih proizvoda čine različita prirodna ulja i unikatna ambalaža. Godišnji prihod poduzeća iznosio je više od 20 milijuna kuna, neto profitna marža iznosila je 2,9 posto, a dobit oko 580.000 kn. Najznačajniji troškovi poduzeća bili su troškovi nabave glavnih sirovina i ambalaže i na godišnjem nivou iznosili su 11 milijuna kn, odnosno 55 posto ukupnih troškova.
Generalni direktor nije bio zadovoljan profitnom maržom i želio je prijedloge kako doći do veće profitabilnosti i povećanja dobiti. Smatrao je da glavni izvor dobiti leži u povećanju ulaganja u marketinške aktivnosti kojima bi se povećao promet proizvoda, a time i prihod od prodaje što bi generiralo veću dobit.
Direktoru je predložen efektivniji način za postizanje željenog rezultata. Analizom poslovanja, uočeno je kako se nabava u poduzeću svodi na sljedeće:
- Od različitih dobavljača prema specifičnim potrebama naručivale su se male količine robe po principu trenutno najniže ponude
- Upravljanje dobavljačima nije postojalo
- Svi procesi u nabavi vodili su se u velikoj mjeri ručno
- Uočen je značajan broj „ad hoc“ nabava, a nezanemariv dio zaliha činila je nekurentna roba (bez obrtaja ili s vrlo slabim obrtajem)
- Nitko od zaposlenih u nabavi nije u zadnjih 10 godina bio ni na kakvom seminaru ni usavršavanju
- Voditelj nabave u poduzeću na tom je mjestu već dugo (12 godina)
Prijedlog direktoru poduzeća bilo je povećanje učinkovitosti nabave i reorganizacija nabavnih procesa, što će direktno utjecati na smanjene troškove nabave, a time i na povećanje profitabilnosti.
Što smo učinili u ovom slučaju?
- Analizirali smo sve dobavljače, njihove uvjete i mogućnosti isporuke te ih vrednovali prema najvažnijim kriterijima za tvrtku (istovrsna kvaliteta isporučenih materijala, optimalna količina isporuke prema potrebama tvrtke, vrijeme i točnost isporuke, mogućnost podrške i suradnje pri razvoju novih proizvoda, cijena i troškovi dopreme); s odgovarajućim dobavljačima sklopljeni su godišnji ugovori, ugovorena povoljnija cijena i uvjeti isporuke
- Analizirane su zalihe kombinacijom ABC I XYZ metoda te se dobio stvaran pregled po strukturi, starosti, i mogućnosti predviđanja nabave, izrađeni su koeficijenti obrtaja i dani vezivanja postojećih zaliha za svaki pojedini nabavni artikl
- Uveden je sustav planiranja (prodaje, a posljedično time i proizvodnje) tako da su se i potrebe za nabavom mogle planirati na vrijeme i u dovoljnoj količini što je pomoglo da zalihe budu optimalne
- Nabava je digitalizirana na način da se sustavno moglo pratiti stanje količine zaliha, slati narudžbe, pratiti isporuke, kašnjenja, naručene-isporučene količine, starost zaliha (evidentiranje datuma isporuke)
- Organiziran je set edukacijskih radionica iz nabave s praktičnom primjenom u konkretnom poslu kako bi zaposlenici u nabavi što bolje usvojili nova znanja i rukovanje digitalnim alatima što je pomoglo optimizaciji u smislu skraćenja procesa i minimalizacije grešaka zbog ručnog unosa
- Utvrđeni su KPI nabave i na temelju njih kreirani potrebni izvještaji za vrednovanje uspjeha rada nabave uz formiranje stimulacijskog paketa ovisno o rezultatima
Postignuti rezultati bili su sljedeći:
- Nabavne cijene snižene su u prosjeku za 2,8 posto
- Zalihe su dovedene na optimalno određenu željenu razinu (koeficijent obrtaja zaliha povećan je s 7,74 na 12,18, odnosno dani vezivanja zaliha su se smanjili sa 47 na 30)
- Digitalizacija nabave ubrzala je nabavni proces za 38,6 posto što je doprinijelo smanjenju troška službe nabave i povećanju broja obrađenih dokumenata
- Sve navedeno rezultiralo je, uz gotovo identične prihode od prodaje, rastom dobiti za 312.000 kn (s početnih 580.000 kn narasla je na 892.000 kn) i neto profitne marže za 1,5 posto poena (s početnih 2,9 posto narasla je na 4,4 posto) što je za oba pokazatelja rast od 34,6 posto
- Dodatno optimizirana razina zaliha povećala je likvidnost i oslobodila dodatna financijska sredstva koja su se počela ulagati u ranija plaćanja dobavljačima kako bi se dobila još povoljnija cijena
- Radionice i seminari dale su novu motivaciju djelatnicima nabave da i dalje sami pronalaze načine kako dodatno poboljšati vlastite nabavne procese, da prate i unaprjeđuju vlastite rezultate.
Promatrani slučaj jedan je od primjera kako jednoznamenkaste uštede u nabavi mogu kreirati dvoznamenkasti postotni rast profitabilnosti i dobiti poduzeća.
Piše: Dubravka Lacić, Basis savjetovanje d.o.o.
