Iako vam se ova stavka na prvu čini kao potpuno nebitna u obavljanju to do liste, organiziran i uredan radni prostor može ostaviti itekako velik utjecaj na vašu motiviranost u radu. Uredna radna površina bez distrakcija je jedan od najvažnijih uvjeta za povećanu produktivnost. U neredu se teško koncentrirati na posao i razne sitnice stalno odvlače pozornost. Naime, iznimno je važno da je vaš stol posložen, spisi organizirani, a smeće u kanti za otpatke, a ne na vašem radnom stolu. Neurednost može probuditi samo negativne emocije, te vas lako prebaciti u loše raspoloženje što će utjecati na kreativnost i brzinu obavljanja vaših zadataka. Kako bi vaš radni prostor uvijek bio uredan, a okruženje inspirativno, ovo su trikovi kojima se možete poslužiti.
Blog Productivity 501 preporučuje niz savjeta o organizaciji radnog stola iz vlastitog iskustva. Većina savjeta primjenjiva je u većini poslovnih okruženja. Evo kako to izgleda kod blogera Marka Sheada:
1. Riješite se olovaka koje ne koristite
Imam jednu vrstu olovke koju volim koristiti, ali svakih mjesec dana, otprilike, moja čaša za olovke napuni se raznim slučajno prikupljenim alatima za pisanje. Ako ih nećete koristiti, nemojte se bojati baciti ih. To je samo nepotreban nered. Što manje nereda, to ste bliže organiziranom radnom stolu.
2. Odredite mjesto za stvari iz džepova
Vaši ključevi, mobitel, slušalice i ostalo trebaju imati dom. Idealno bi bilo držati ih u ladici kroz koju su već provučene žice za punjenje strujom. Na žalost, stol koji trenutno koristim nema ladice, pa sam izdvojio malo prostora pod monitorom koji inače ne mogu ni za što drugo iskoristiti. Tamo su i svi moji kablovi od punjača, pa ih ne moram tražiti.
3. Čim se više koristi – tim bliže
To je ključni tip organizacije. Ono što koristite svaki dan trebate držati na dostupnijem mjestu od onog što koristite svakih nekoliko tjedana. Tako nalaže zdrav razum. Ali lako je popustiti i urediti stol prema estetici, a ne prema praktičnosti. Ako predmete koje koristite često stavite bliže sebi, manje ćete morati pomicati predmete koje koristite rijetko, i radit ćete manji nered.
4. Sklonite elektroniku od pogleda
Vaš modem od kablovskog operatera, bežični ruter, UPS zaštita i drugi slični uređaji ne smiju biti na stolu. Čak i ako imate dovoljno prostora, potiču vizualni dojam nereda. Redukcija viška stvari na stolu olakšava put od neurednog stola do organiziranog stola. Kad imate organizirani radni stol mnogo lakše raditi.
5. Brz pristup dokumentima
Trebali biste moći bez ustajanja uzeti novu omotnicu, označiti je i spremiti u vašu dokumentaciju. Lak pristup dokumentaciji je jedan od najvažnijih savjeta za organizaciju ureda. Ako morate u to uložiti veliki napor, nećete dugo ostati organizirani.
6. Skeniranje dokumenata
Skeniram važne dokumente i držim ih u kompjuteru kao PDF fajlove. Koristim OCR, pa su dokumenti pretraživi. To je osobito korisno ako puno putujete. Problem je utvrditi, što skenirati, a što samo odložiti. U svakom slučaju, na organiziranom stolu nema papira.
7. Sredstva za čišćenje
Čist radni stol olakšava organizaciju. Volite li čistiti svoj stol tekućinom za prozore i papirnatim ručnicima, imajte ih negdje pri ruci. Češće ćete se odlučiti prebrisati radnu površinu. Još praktičnije je nabaviti vlažne maramice s kojima ćete stol prebrisati u desetak sekundi.
8. Blok za zapisivanje
Tijekom dana stizat će vam brojevi telefona, imena, adrese i drugi podaci koje ćete htjeti sačuvati. Držite ih sve na jednom mjestu i bit ćete produktivniji. Imam lošu naviku da zgrabim upotrijebljenu kuvertu i zapišem na nju telefonski broj. Ako imate poseban blok samo za zapisivanje takvih podataka, nećete ih gubiti.
9. Organizirajte žice
Žice elektroničkih uređaja u trenutku vam prekriju stol. Maknite sa stola sve uređaje koji na njemu ne moraju biti. Žice možete urediti pomoću čičak trake. Bitno je da su dovoljno duge kako bi ih mogli skloniti od pogleda. Ako su prekratke, možda to nećete moći učiniti. Ako možete, koristite bežičnu opciju. Teško je držati radni stol urednim, ako izgleda poput gnijezda. Postoje i radni stolovi s kanalicama za žice, pa razmislite o nabavci takvog stola.
10. Nemate dovoljno ladica?
Imao sam veliki radni stol koji se sastojao samo od staklene površine i metalnog okvira. Izgledao je super, ali nisam imao gdje sa stvarima. Stoga sam kupio komodu za pohranu. Volim koristiti i policu za knjige punu kutija za skladištenje. Koristim i dva ladičara na kotačićima, koje gurnem pod stol kada mi ne trebaju.
11. Svjetlo za radni stol
Pobrinite se da je vaš radni stol dovoljno rasvijetljen. Bit će ga lakše održati urednim.
12. Organizirajte u hodu
Lakše je biti organiziran, nego pokušavati nešto organizirati kad je već sve gotovo. Trebali biste konstantno raditi na urednosti svog stola. Ako zapnete usred velikog projekta i stol vam se otme kontroli, prije odlaska kući uredite bar jedan manji dio. Uz svakodnevni mali napor, ostat ćete na pravom putu.
Izvor: stratego.hr
