To-do liste vam možda remete uspjeh

To-do liste su moćan uredski alat i mnogi zaposleni ih koriste, ali prema istraživanju iDoneThis, 41% sadržaja liste nikada se ne ispuni. Osim toga, više od polovice ispitanika sastavljaju to-do listu isti dan kad bi je trebali izvršiti.

Iako su to-do liste vrlo popularne, mogu vam remetiti uspjeh, uvjeren je Kevin Kruse, pisac djela “15 Secrets Successful People Know About Time Management“. “Mislite li da Richard Branson ili Bill Gates pišu razdužene to-do liste, i prioritete tipa A1, A2, B1, B2?”, pita se Kevin. “To-do liste su ubojice bitnih zadataka.”

To-do liste ne pomažu pri rješavanju bitnih zadataka

U svojem podužem istraživanju o upravljanju vremenom, Kruse je ispitao 200 milijardera, Olimpijaca, najboljih studenata, i poduzetnika, i tražio ih je najbolje savjete. “Nitko od njih nije spomenuo to-do listu”, tvrdi.

To je zato što to-do liste imaju 3 velika nedostatka, tvrdi Kruse:

  1. Ne uzimaju u obzir vrijeme. Kad imaju puno zadatka pred sobom , ljudi se bacaju na one koje mogu obaviti u 3 minute, a dulje zadatke ostavljaju neriješenima, kaže Kruse.
  2. Ne razlikuju hitno i bitno. Na to-do listama nema vremenskih ograničenja, pa bitne zadatke ljudi često zanemaruju. “Mi nagonski rješavamo hitno, a zanemarujemo bitno”, kaže.
  3. Pridonose stresu. Za ovo je zaslužan takozvani Zeigarnik-efekt. Ljudi se prisjećaju nedovršenih zadataka, a to vodi do nekontroliranih misli. Lista nedovršenih stvari potiče nesanicu, tvrdi Kevin.

Što učiniti?

Kruse tvrdi da najučinkovitiji ljude rade s kalendarima. Kako bi svoj kalendar iskoristili maksimalno, držite se sljedeća tri pravila:

  1. Najbitnije zadatke stavite u vremenske blokove. Ne dopustite da vam se kalendar napuni nasumično. Naučite odbiti neke zadatke. “Razjasnite svoj život, odredite prioritete, te za najbitnije stvari odvojite ‘sveto vrijeme’”, savjetuje Kruse. Primjerice, možete odvojiti dva sata ujutro za strateško planiranje, ili drugi projekt koji potiče napredak. Isključite email, mobitel stavite na profil “bez mreže”, i fokusirajte se na čistu produktivnost. U kalendar biste trebali također ubaciti i tjelovježbu, druženja s prijateljima, izlasci s partnerom, i druge stvari koje su u skladu s vašim temeljnim vrijednostima. A Kruse predlaže i da odredite vrijeme za manje bitne stvari, samo u kraćim periodima. Primjerice, telefonirajte jedan sat tjedno.
  2. Koristite 15-minutne odsječke. Većina kalendara je podijeljena na vremenske odsječke od pola sata, a Kruse predlaže da se to dodatno prepolovi, i da pomno promotrite koliko svaki pojedini zadatak traje prije nego ga upišete. “Kad koristite 15-minutne odsječke, moći ćete obaviti više zadataka u danu. Ultra-produktivni ljudi troše samo onoliko vremena koliko je potrebno”, nastavlja Kevin. “Predsjednica uprave Yahooa, Marissa Mayer poznata je po iznimno kratkim sastancima s kolegama (5 minuta). Kad vam su vam 15-minutni odsječci standard, automatski ćete moći ugurati više zadataka u dan.”
  3. Sve zakazujte. Umjesto da email provjeravate svakih par minuta, zakažite primjerice tri različita doba dana kad ćete ga gledati, kaže Kruse. Umjesto da na to-do listu napišete “nazovi sestru”, stavite to u kalendar. Još bolje, odredite kratak vremenski blok svako popodne za povratiti pozive. Ono što zakažete, to ćete i učiniti. “Kad se prisilite odabrati specifično vrijeme, i točan datum, redovito ćete obavljati stvari, i riješit ćete se stresa”, uvjeren je Kruse.

Kevin također naglašava da je u početku teško procijeniti koliko pojedini zadatak traje, ali uz vrijeme ćete steći iskustvo, i postajat će vam sve lakše držati se rasporeda. Nadalje, predlaže i da za neke zadatke odvojite i malo širu marginu, primjerice, ako u smatrate da vam za ručak treba pola sata, napišite 45 minuta.

“Uvijek će biti neočekivanih stvari – primjerice kćer će vas nazvati da je skupite u podne iz škole jer je bolesna”, upozorava Kruse. “No, ako ne izbiju nikakve situacije, iskoristite to vrijeme za opuštanje, meditaciju, i kreativno razmišljanje.”

(prilagođeno s FastCompany)

Podijeli

Odgovori

Top