Vrlo često firme kupuju neke programe poput Worda, Excela tj. Office paketa samo iz razloga što ne znaju da postoje slični, potpuno besplatni alati. Naravno možemo se upitati jesu li ti besplatni alati dovoljno dobri za nas? Za svakodnevne, obične, ne zahtjevne operacije – jesu. Za napredna korištenja Excela i Worda, znaju malo „zaštucati“. Ipak, pitanje je, tko koristi toliko napredno sve te programe?Dakle, besplatni ili kupljeni programi, pitanje je sad.
Ako u firmi imate pet računala i od toga na jednom radite Word ponude i Excel proračune – slobodno na njemu nabavite Office paket, ali ako na druga četiri to ne radite, već povremeno otvorite ili samo pregledate tablice ili ponude – bez da ih kreirate, tada je značajno jeftiniji pristup korištenje besplatnih programa ili čak samo besplatnih Office preglednika. U Office preglednicima ne možete mijenjati dokumente, ali ih možete vidjeti i printati. Ponekad je to sve što vam treba. Razmislite o tome da umjesto nelegalnih verzija ili prevelikog broja legalnih verzija, napravite optimizaciju i koristite povremeno ili online rješenja ili besplatne zamjene.
Gdje možemo pronaći besplatne programe? Jedno dobro mjesto je stranica http://sourceforge.net/ na kojoj su svi programi besplatni i što je najvažnije, pokriveni su nekima od Open source licenci koje se mogu koristiti i na računalima u firmi bez ikakve naplate.
Nemojte pogriješiti i računati da su na drugim stranicama i iz drugih izvora, svi programi na kojima piše Free besplatni. Mnogi od njih imaju licencu „Free for personal use“ što ih čini besplatnim za korištenje na računalima koja su kućna i koja nisu u vlasništvu firme. Ako ste računalo kupili preko firminog računa, i vodi se kao sredstvo za rad – tada ste s takvim programom u prekršaju i možete platiti kaznu. Jedan od takvih primjera je Irfan Viewer – besplatni program za pregled slika kojeg potpuno besplatno možete skinuti i koristiti – no njegova licenca kaže da ako to učinite na računalu u firmi – radite prekršaj i da se morate javiti proizvođaču i platiti da se koristi. Naravno, sam proizvođač softwarea vas osim licencom neće ni na koji drugi način onemogućiti da program skinete i koristite – i tu leži trik na kojeg treba pripaziti. U pravilu imate nelegalni program na kojem na mnogim mjestima piše da je besplatan, a sitna slova – to ionako nitko ne čita.
Za kraj, neki od besplatnih alternativa za najčešće korištene Microsoft Office programe su: Open Office i Libre Office. Za obradu slika dobre alternative su Gimp i Photoscape.
