Prethodnih nekoliko mjeseci donijeli su nekim kompanijama značajne izazove i prepreke, posebno kada je u pitanju organizacija svakodnevnog posla. Nova realnost na poslu podrazumijeva upotrebu tehnologija i online platformi, međutim radi li se samo o tome? Moram priznati kako je Covid-19 otvorio vrata ureda budućnosti – za čiju smo se primjenu u Marsu pripremali već barem jedno desetljeće i koji je sada postao realnost.
Pandemija je do sada pokazala kako se posao može obavljati istom razinom produktivnosti i izvan ureda ako su zaposlenici zadovoljni odgovornostima i resursima. Dosta novijih istraživanja pokazuju kako su zaposlenici voljni nastaviti raditi na daljinu i imati veću fleksibilnost. Stoga će većina radnih okruženja, ako kompanije budu otvorene za promjene, biti preoblikovana u tzv. urede budućnosti. Međutim, što očekivati?
Uloga fizičkog ureda i timskih sastanaka se mijenja
Prije je ured prvenstveno bio prostor gdje ste se mogli posvetiti radu, ali i gdje su održavani sastanci kao platforme za komunikaciju trenutačnog statusa određene aktivnosti , brainstorming i razmjenu informacija ili kao alati za planiranje posla. Kada je rad na daljinu ušao u naše živote i postao značajan dio naših svakodnevnih planova, zaposlenici i poslodavci postali su prilagodljiviji, što je dovelo do transformacije ureda, sastanaka i njihovih prethodnih uloga.
Budućnost predviđa da ured postane mjesto gdje će zaposlenici povremeno dolaziti i uključivati se u određene zadatke, brainstorming ili zbog interakcije licem u lice. Kako će većina njih raditi na daljinu, neće biti potrebe za osobnim stolovima i nekadašnjom uredskom opremom.
Iz iskustva tvrtke Mars, mišljenja sam da ako tim većinom radi na daljinu i sastaje se samo nekoliko puta godišnje, fizički sastanci trebaju donijeti dodatnu vrijednost – mogu se organizirati u jednoj državi, izvan ureda, i uključivati elemente team buildinga kao što su kuhanje, slikanje, ili na primjer veslanje. Ti sastanci trebaju biti posvećeni ne-operativnim temama, kao što su zajedničko stvaranje, angažiranost i stalno unaprjeđenje tima koji ostvaruje izvrsne rezultate. To je način na koji je Mars pristupao radu na daljinu u našoj regiji, gdje su timovi raspoređeni u 14 zemalja, a koji se pokazao uspješnim kada su u pitanju učvršćivanje odnosa i osiguranja visoke razine uključenosti tima koji radi na daljinu.
Rad na daljinu zahtijeva snažnu kulturu i liderstvo na daljinu
Promjena radnog okruženja također je otvorila pitanje važnosti liderstva na daljinu i jake organizacijske kulture. Za neke zaposlenike online sastanci i rad na daljinu možda zvuče lako, međutim za mnoge lidere ovo može biti izazovno, jer nije svatko naviknut na rad u okruženju gdje njihov tim ne sjedi odmah pored. Ljudima nedostaje uvid u govor tijela, osobna interakcija i drugi aspekti tradicionalnog načina rada koji igraju veliku ulogu u svakodnevnom radu i izgradnji veza između članova timova i lidera. Digitalni alati koji nam pomažu pri radu na daljinu i učinkovitoj suradnji ključni su za ovakav način rada, ali ne smijemo podcijeniti značaj povjerenja i kulture kompanije koja bi trebala biti temeljena na njenim vrijednostima.
Lideri trebaju biti spremni podići svoje vještine na višu razinu kada je pitanju vođenje timova na daljinu, kao i na stalni razvoj. Liderstvo na daljinu zahtijeva puno višu razinu povjerenja, prestanak mikromenadžmenta i omogućavanje članovima tima da slobodno odlučuju kada i kako raditi, s većim fokusom na ishod i rezultat. Lideri trebaju znati učinkovito i jasno komunicirati zadatke i očekivanja, upravljati izvedbom na daljinu i evaluirati je, moraju inspirirati, motivirati i poticati angažman iz daljine, osigurati učinkovite virtualne sastanke, poučavati i razvijati zaposlenike, graditi povjerenje i veze bez fizičkih sastanaka s timom. Potrebno je razviti mnogo toga u usporedbi s načinom rada prije pandemije.
Zdravlje i dobrobit zaposlenika postali su važniji nego ikad prije
Zdravlje i sigurnost ne znače samo izbjegavanje nezgoda na poslu, omogućavanje zdravstvenog osiguranja i udobne stolice u uredu, podrazumijevaju i poduzimanje preventivnih postupaka kako bi se izbjeglo širenje virusa ili razvoj bolesti. To znači podržavanje aktivnog životnog stila i ohrabrivanje zaposlenika da vode računa o svom fizičkom i mentalnom zdravlju.
Iskustvo s pandemijom naglasilo je potrebu da se više pažnje posveti osobnoj higijeni, zaštiti, zdravlju i sigurnosti u svakodnevnom životu, uključujući i odgovorno ponašanje u uredu i prilikom sudjelovanja na fizičkim sastancima. U uredu budućnosti područje zdravlja i sigurnost se proširuje te će obuhvatiti i fokus na dobrobit, mentalno zdravlje, ravnotežu poslovnog i privatnog života zaposlenika, kao i upravljanje osobnom energijom.
Očekujem da će kompanije pokrenuti nove i opreznije mjere i zahtjeve u uredima kako bi zaštitile zdravlje i sigurnost zaposlenika. Također, potrebna je i promjena u načinu razmišljanja zaposlenika kako bi se osiguralo odgovorno ponašanje po pitanju osobnog zdravlja i zaštite drugih. Na primjer, u praksi bi to predstavljalo fleksibilnu organizaciju rada i priliku da osoba koja primijeti bilo kakve simptome bolesti radi od kuće. Ovo smo primjenjivali i prije, međutim COVID-19 dokazao je značaj snažnog fokusa na zdravlje i sigurnost u uredu budućnosti.
Online platforma za učenje omogućit će stalni razvoj zaposlenika
Ne znamo što točno budućnost donosi, ali sigurni smo kako danas trebamo učiti i razvijati se da bismo u budućnosti bili učinkoviti, uspješni i produktivni. Samoinicijativno učenje kao i online resursi za učenje koji su jednim klikom dostupni za sve suradnike cijelo vrijeme pružaju prilike za razvoj u različitim područjima, na taj način pomažući nam da ostanemo u toku s industrijskim i globalnim trendovima, stalno unaprjeđujemo vještine zaposlenika i podržimo ih u ostvarivanju profesionalnih ciljeva. Omogućavanje pristupa različitim digitalnim resursima za učenje i ohrabrivanje zaposlenika da stalno uče jedna je od aktivnosti koje svaka kompanija treba poduzeti.
Također, u svakoj kompaniji postoje entuzijastični zaposlenici, koji su predani korištenju novih alata i pristupa te su spremni podijeliti svoja znanja i ohrabriti druge da se razvijaju. U Marsu imamo interne zajednice koje promoviraju i podržavaju nove vještine potrebne svima, kao što su, primjerice, razvoj novih digitalnih alata, agilnost, upravljanje promjenama i virtualna suradnja. Ovi timovi izrađuju materijale za podršku i edukacije, aktivno ih dijele i pomažu suradnicima naučiti i primijeniti ove vještine i koncepte u svakodnevnom radu.
Granice za razvoj karijere i privlačenja talenata su nestale
Više nema granica kada su u pitanju privlačenje talenata i razvoj karijera zaposlenika diljem svijeta. To ovisi o poznavanju jezika potrebnog za određeni posao, ali fizička lokacija, mobilnost ili spremnost na preseljenje više ne igraju tako važnu ulogu u istraživanju prilike za razvoj karijere bez žrtvovanja obiteljskih ili osobnih aspekata, a kompanije mogu bilo gdje zaposliti specijaliste visoke stručnosti .
Mars već neko vrijeme zapošljava na daljinu, pa su online razgovori s kandidatima i procjena sposobnosti već dio našeg redovnog procesa zapošljavanja. Sada pokrećemo još jedan digitalni alat u našoj regiji, koji se odnosi na proces online onboardinga odnosno procesa uvođenja novog zaposlenika u procese kompanije i pripreme za rad na novoj poziciji. Neće zahtijevati fizičko prisustvo linijskog menadžera ili članova tima kako bi nove kolegice ili kolege započele raditi u Marsu i učinit će proces lakšim s obzirom da će mnoge aktivnosti vezane uz onboarding biti automatski dodijeljene i digitalno osigurane, vodeći nove suradnike kroz proces na daljinu te pružajući pristup svemu što im može biti potrebno.
U konačnici, kako bismo učinkovito radili iz ureda budućnosti moramo usvojiti nove načine razmišljanja, stavove i vještine potrebne za ovaj novi način rada. Tehnologije pružaju priliku za izbjegavanje rizika širenja virusa, ali zato moramo naučiti izgraditi odnose i učvrstiti ih na daljinu, što podrazumijeva učenje o razlikama u kulturama, razumijevanje stila osobne komunikacije i spremnost da se taj stil prilagodi kada je to potrebno. S obzirom da ured budućnosti donosi prilike za suradnju s ljudima diljem svijeta, još veći fokus je na različitost i uključivost, kako bismo osigurali da se svi osjećaju prihvaćeno, poštovano i uključeno.
Autorica teksta Zorana Novaković, direktorica za ljudske resurse i organizaciju, Mars Multisales – Regija BBA (Baltic, Balkan, Adriatic)
