Razlog zašto se spomenuta veličina bilježi u aktivi je nužnost bilančne ravnoteže. Unatoč tome kod velikih poduzetnika i ostalih tvrtki, koje primjenjuju Međunarodne standarde financijskog izvješćivanja (MSFI,) gubitak iznad visine kapitala bilježi kao dio gubitka, sa predznakom minus, u pasivi (izvori) bilance.
Jednadžbe bilance
Dakle gubitak, koji se kod srednjih i malih poduzetnika iskazuje u aktivi, u svojoj biti nije imovina društva i možemo je nazvati „kvazi“ imovinom koja osigurava bilančnu ravnotežu. Spomenuta pozicija u aktivi bilance vrlo nam jasno pokazuje nedostatak imovine. Vrlo je važno odmah pri pregledu bilance uvidimo gubitak iznad visine kapitala nije realna pozicija imovine društva već je to pozicija aktive koja nam daje informaciju o iznosu imovine koji nedostaje da bi mogli podmiriti sve obveze društva.
Takav izgled bilance ustvari nam pokazuje da su obveze tvrtke veće od njezine imovine. Ako polazimo od temeljne bilančne ravnoteže da je imovina jednaka zbroju kapitala i obveza iz čega proizlazi da je
KAPITAL = IMOVINA – OBVEZE
Prema gornjoj jednakosti vidimo da ukoliko od ukupne imovine oduzmemo obveze, ostaje nam kapital. U slučaju kada svota gubitka premaši iznos kapitala više ne vrijedi ni uobičajeno pravilo da je ukupna aktiva jednaka vrijednosti ukupne imovine, već je ona manja za poziciju gubitka iznad vidine kapitala. S bilančnog gledišta aktiva je veća od imovine. U ovom slučaju imamo slijedeću situaciju:
IMOVINA +GUBITAK IZNAD VISINE KAPITALA = KAPITAL + OBVEZE
Zbog nastalog gubitka, kapital smo u potpunosti izgubili, a obveze su veće od imovine i to upravo za iznos gubitka iznad kapitala koji smo prenijeli u aktivu. Kod malih i srednjih poduzetnika kada gubitak unosimo u bilancu, prvo u pasivu unosimo gubitak poslovne godine do svote koju nam dopušta visina kapitala i pričuva, a nakon toga ostatak prenosimo u aktivu na poziciju gubitka iznad visine kapitala.
Kako onda knjižiti dobitak?
Što ako ostvarimo dobitak? Za primjer, kada bi u slijedećoj godini ostvarili dobitak poslovne godine, treba posebno naglasiti da ne dolazi do prebijanja dobitka i gubitka već se svaka stavka zasebno iskazuje u bilanci. Pri tome dio ili cijeli iznos gubitka iznad visine kapitala selimo u pasivu to jest najviše do visine dobitka poslovne godine. Nakon 31.12. donosi se odluka o pokriću gubitka i provodi se knjiženje. Kada bi knjiženja provodili sa 31.12. u bilanci tada ne bi imali iskazan realan dobitak poslovne godine. Sva knjiženja dobitka ili točnije odluke o raspodjeli dobitka provodimo nakon datuma bilance.
Možemo zaključiti da gubitak iznad visine kapitala u aktivi bilance pozicija koja je namijenjena isključivo bilančnoj ravnoteži i promatramo je kao dio ukupnog gubitka društva. Često se može dogoditi da gubitak pokrijemo i djelomično, a da dio gubitka ostane u aktivi. Rok za pokrivanje gubitka iznad visine kapitala nije propisan Zakonom o trgovačkim društvima. Unatoč tome trebalo bi voditi računa o Zakonu o stečajnom postupku koji govori o nesposobnosti plaćanja obveza i prezaduženosti što je razlog za pokretanje stečajnog postupka.
