Interna komunikacija – tri koraka do bolje produktivnosti

Interna komunikacija – tri koraka do bolje produktivnosti

Neznanje je jedan od glavnih inkubatora straha, panike i priča koje se, kao loš supstitut pravih informacija, šire kompanijom. Taj problem posebno je izražen u velikim tvrtkama i piramidalnom strukturom uređenim organizacijama.

Glasnik loših vijesti? Ne, hvala!

Protok informacija lošiji je u kompanijama sa strogo formalnim hijerarhijskim podjelama. Jednostavno – nitko ne želi biti osoba koja će svome nadređenom proslijediti loše vijesti ili prijaviti potencijalni problem.

Takvo ponašanje naravno nije rezervirano samo za niže slojeve u poduzeću. Prisutno je na svim razinama kompanije pa kada vijest dođe do vrha, ona je umjetno pročišćena od svih „nepoželjnih” informacija i ne prikazuje pravo stanje u kojem se tvrtka nalazi.

Lako kao igra

Također, problematična komunikacija česta je u firmama u kojima su sektori previše odvojeni, te tako čine „države u državi.” Problem su i različiti ciljevi sektora, primjerice sektor marketinga uvijek će se boriti za što veći proračun za ostvarenje svojih ciljeva a financije na takvo „trošenje” obično reagiraju s negodovanjem.

Za izbjegavanje te potencijalno opasne i loše prakse predlažemo tri jednostavna koraka koja će sigurno pospješiti komunikaciju, a time posredno povećati produktivnost i popraviti međuljudske odnose u kompaniji.

1. Tjedni sastanci

Kraći tjedni sastanci različitih sektora kompanije dokazano povećavaju produktivnost firme. Tako su voditelji pojedinih sektora upoznati s osnovnim planom rada ostalih jedinica u kompaniji.

Tjedni sastanci sažeti su i služe osnovnom informiranju – ne trebaju biti dulji od 15-ak minuta. Vodstvo tako ima uvid u rad pojedinih sektora na dnevnoj bazi i povratnu informaciju o rješavanju prošlotjednih obveza.

2. Piramida komunikacije

Komunikacija od vrha prema dnu nosi svoje izazove. Neke smo već naveli. Velik je problem i fizička odvojenost menadžmenta kompanije od dnevnih događanja u uredima. Zbog toga mnoge kompanije njeguju kulturu „otvorenih vrata” u kojima djelatnici mogu vidjeti što im nadređeni rade, i obratno.

Time dolazimo i do druge važne stvari, a to je feedback na eventualnu proaktivnost zaposlenika, kao i na njihove sugestije i primjedbe. Zaposlenike treba ohrabriti da misle svojom glavom, jer je takav zaposlenik kompaniji najisplativiji. Dobar savjet jest – neformalna komunikacija! Mnoge značajne informacije o kompaniji i zaposlenicima dobiju se u neformalnim razgovorima, uz kavu, u redu za zahod ili na team-buildingu.

3. E-komunikacija

Kralježnica je svake komunikacije unutar kompanije interna elektronička pošta. Ona je brz i učinkovit način slanja informacija. Posebno je važna zbog toga što povezuje sve strukture i sve razine odlučivanja u kompaniji.

Korespondenciju elektroničkom poštom treba održati formalnom, jasnom i svrhovitom. “Mail” kao dokument ostaje i nije dobro rabiti ga za poruke koje nisu važne ili nisu primjerene poslovnoj komunikaciji.

Podijeli

Odgovori

Top