Koliko ste puta bili na radnom sastanku i zapitali se čemu je isti poslužio? Ili, koliko ste se puta na kraju sastanka zapitali koji je to zaključak sastanka. Ili ste jednostavno zaključili da je sastanak bio čisto gubljenje vremena koje ste mogli iskoristiti na mnogo produktivniji način.
Da, izgubljeno vrijeme na sastanku može biti skupo, posebno kada nemate mnogo vremena i kada radite na vrlo važnom projektu. No, sastanci su neizbježni u poslovnom svijetu pa da ne bi gubili dragocjeno vrijeme izbjegnite ovakve situacije.
1. Sastanak u dvorani (ili neutralnom terenu)
Imajte na umu da sastanci trebaju potaknuti akciju, rješavati problem. Sastanci služe za provođenje ideje u djelo, a rezultat treba biti nešto “opipljivo”. Tako se nameće zaključak da je nekada suvišno beskonačno sastančenje u konferencijskoj dvorani gdje nema “akcije”, proizvoda niti usluge. Pravo mjesto za sastanak je “na licu mjesta”, tamo gdje je problem, mjestu gdje je “akcija”. Prilično je glupo sjediti u dvorani i gledati se međusobno kada se možete koncentrirati na rješavanje problema. Stoga je najbolje otići na mjesto problema, zasukati rukova i rješiti problem.
2. Rob vremena
Jeste li primijetili da robujete “okruglom vremenu”. Sastanak započinje u 9 sati i završava u 9.30 sati iako bi vam, recimo, za raspodjelu poslova bilo dovoljno svega 12 minuta. Interesantno, uvijek ćemo na već određeno vrijeme trajanja sastanka nadodati još 15-tak minuta “za svaki slučaj” ako zatreba. I naravno, uvijek ćemo naći temu za razgovor kako bismo i to dodano vrijeme ispunili. Umjesto toga, sazovite sastanak u 9.18 sati i okončajte sastanak u 9.30 sati, što je “okruglo vrijeme”. Na taj ćete način naučiti ne trošiti svoje ali i dragocjeno vrijeme svojih kolega.
3. Dnevni red sadrži informacije
U dnevnom redu vam nisu potrebne informacije, rasprave, rekapitulacije recenzije. Učinkoviti sastanci trebaju imati točke dnevnog reda poput “Odredite datum lansiranja proizvoda na tržište”. Informacije podijelite prije sastanka, ukoliko se treba odlučivati o nečemu podatke, izvješća i slično dostavite ranije kako bi se mogli proučiti i kako bi dogovor već bio postignut. Sastanak treba poslužiti za konačni zaključak i dogovor, a ne za izmjenu informacija.
4. Dopuštate “razmišljanje naglas”
Ukoliko netko na sastanku kaže “samo razmišljam na glas” odmah ga prekinite! Pojedinačna mišljenja već su odavno trebal abiti iznijeta, na sastanku vam trebaju konkretne ideje za rješenje problema koja ste kolegama predočili ranije u pripremi sastanka. Ne dozvolite kolegama da pričaju “tek tako” samo da bi se činilo da su nešto rekli, a zapravo nemaju što za reći.
5. Gubljenje vremena na pričicama
To se uvijek događa. Nekoliko ljudi dođe prije početka sastanka i započne se razgovor. U međuvremeno dođu i kolege i vrijeme je za početak sastanka, a vi kao voditelj sastanka i dalje pričate s kolegom jer želite biti pristojni. Pogrešno! Zaustavitie razgovor, napomenite da ga možete nastaviti nakon sastanka ili neki drugi put i započnite sastanak. Radi toga ste se i okupili, zar ne?
6. Nema odgovorne osobe
Sastanci trebaju završiti nekom odlukom. No, odluke nema ako nema odgovorne osobe, osobe koja će istu provoditi i nadgledati provođenje. Točno treba odrediti što će se raditi, tko će raditi i kada. Nedopustite da nakon sastanka ostanu nejasnoće, da se ne znaju zone odgovornosti. Jer u suprotnom vrlo brzo nitko neće biti odgovoran za provedbu zadataka.
7. Dugačak zaključak
Zaključak sastanka treba podrazumijevati dogovorene akcije. Što je odlučeno, što će biti učinjeno, tko je odgovoran, kada će biti nešto učinjeno i ništa više.
8. (Nepotrebno) sazivanje sastanaka
Dodjeljivanje zadataka znači pojedinačnu odgovornost, a ne grupe u cjelini. Zato kada želite provjeriti provođenje realizacije zadataka nije potrebno sazivati sastanak cijelog kolegija i gubiti dragocjeno vrijeme, već dogovorite sastanak s odgovornom osobom. Odgovorne osobe mogu vas izvještavati o napretku putem emaila, a sastanak organizirajte samo kada trebate dogovoriti nove zadatke ili proslaviti uspješno odrađeni zadatak.
9. Timska povezanost
Članovi tima moraju biti timski igrači, moraju surađivati, ne moraju se družiti nakon radnog vremena. Vaš zadatak je napraviti produktivan tim. Ne interesira vas da li se članovi vašeg tima druže izvan radnog vremena. Za vas je bitno da u poslu možete računati jedni na druge, imati povjerenja da ćete na vrijeme i točno izvršiti zadatke.
