Otkad su nastali pametni telefoni, prijenosnici i tableti, u svakom se trenutku mora čuti diskretan zvuk prispijeća e-maila. Također, nevezano za vrijeme i mjesto, na te poruke treba hitno odgovoriti, da ne bi tuđi pretinci ulazne pošte ni trenutka zjapili prazni.
E-mail je besplatan i trenutan pa ne postoji razlog da ih ne šaljete hrpimice. A da biste bili sigurni da niste preskočili nekog primatelja, pošaljite kopiju svake poruke svima iz adresara. Nema dvojbe da je e-mail fenomen podjednako po tome što je sastavni dio poslovne i osobne komunikacije i što izaziva krizu radnog vremena, piše Poslovni dnevnik.
Provjeravaju e-mail u krevetu
Nedavna studija provedena u Velikoj Britaniji otkrila je da mnogi ljudi koji rade u uredu provjeravaju dolaznu poštu 40 puta na sat, iako sami nisu svjesni da to čine toliko često. U sličnom istraživanju u SAD-u 67 posto vlasnika prijenosnih uređaja kao što su BlackBerry ili iPhone priznalo je da provjerava e-mailove u krevetu, prenosi MojPosao. Pedeset posto provjerava e-mail dok vozi, a 15 posto vlasnika otkrilo je da provjerava e-mail dok su u crkvi.
Situacija je postala toliko ozbiljna da su kompanije koje su pokrenule komunikacijsku revoluciju – Microsoft, IBM, Intel i Google – osnovale organizaciju da istraži problem i pronađe način kako pomoći zaposlenicima da se nose s opterećenjem zvanim elektronska pošta. Jedan od Googleovog noviteta je program nazvan Email Addict, koji omogućava ljudima da se na 15 minuta isključe od e-maila.
“Elektronska apnea”
U novije vrijeme pojavio se i zdravstveni problem vezan za e-mail. ‘Elektronska apnea’ je kolokvijalan naziv poremećaja koji se sastoji od privremenog prestanka disanja ili plitkog disanja za vrijeme pisanja e-maila. Istraživači su promatrali ljude tijekom rada na računalima i BlackBerryma u uredima, kod kuće i u kafićima. Velika većina ljudi je ili zadržavala dah ili plitko disala, osobito tijekom pisanja e-maila. Elektronska pošta nam doslovno smanjuje unos kisika.
Kako smanjiti štetan utjecaj e-maila? Pravila upotrebe e-maila trebao bi diktirati zdrav razum. Stoga razmislite prije nego što pošaljete e-mail i nemojte bespotrebno slati kopije masi primatelja. Budite kratki i ako nemate ništa za reći, ne šaljite ništa. Ako će telefonski razgovor riješiti stvar na efikasniji način, ne pišite e-mail.
Isključite se
Isključite sve zvučne signale i prozorčiće na svom programu za poštu koji vam dojavljuje da imate novu poruku u sandučiću. Još je bolje da isključite e-mail program kada ga ne koristite, a trebate se fokusirati na nešto drugo.
Provjeravajte mailove samo dvaput dnevno. Predlažemo vrijeme oko podneva i oko 16 sati. Početak dana bi trebao biti rezerviran za izradu dnevnog plana aktivnosti i za najvažnije zadatke. Prilagodite filtere da biste organizirali dolazne e-mailove. Ako primate mnogo e-mailova od manje bitnih pošiljatelja, ne provjeravajte ih dnevno. Napravite podmape u dolaznom sandučiću u koji ćete s pomoću ključnih riječi i filtera usmjeriti takvu poštu.