Kod trgovačke djelatnosti, kao i kod većine ostalih, kroz poslovnu godinu javljaju se različite vrste troškova. Ako promatramo troškove koji se pojavljuju u trgovačkoj djelatnosti i želimo vidjeti koji je njihov utjecaj na rezultate poslovanja u obračunskom razdoblju, tada ukupne troškove trebamo podijeliti u dvije skupine. Prva skupina troškova su troškovi razdoblja, a druga skupina troškova su troškovi zaliha.
Troškovi razdoblja
To su troškovi razdoblja koji su nastaju u vezi cjelokupnog poslovanja poduzetnika, a nisu direktno vezani za sam proces nabave robe. To su troškovi koji izravno utječu na rezultat poslovanja obračunskog razdoblja u kojem su nastali, kao npr. troškovi plaća zaposlenika (uključujući i trgovce), najam poslovnog prostora, troškovi skladištenja trgovačke robe, troškovi prodaje, administrativni opći troškovi, režijski troškovi i svi ostali troškovi osim troškova koji su vezani za nabavu robe. U trgovačkoj djelatnosti na kraju poslovne godine na rezultat poslovanja utječu i specifični troškovi razdoblja koji su ipak vezani za robu, a to su popisne razlike koje se javljaju kao viškovi i manjkovi zaliha robe, zatim naknadno odobreni ili primljeni popusti, kao i vrijednosna usklađenja robe.
Troškovi zaliha
To su troškovi koji nastaju prilikom nabave trgovačke robe, a uključuju se u vrijednost zaliha robe i na taj način povećavaju vrijednost kratkotrajne imovine poduzetnika do trenutka prodaje. Tu vrstu troškova, koje nazivamo još i „uskladištivim troškovima“, u slučaju da roba nije prodana tijekom obračunskog razdoblja, uključujemo u bilancu na dan 31.12. kao zalihe kratkotrajne imovine (trgovačka roba). Sukladno HSFI 10 za male i srednje poduzetnika, kao i sukladno MRS 2 za velike poduzetnike, u troškove nabave robe potrebno je uključiti sljedeće: kupovnu cijena robe prema računu dobavljača, uvoznu carinu i druge poreze (koje ne možemo vratiti od države), troškove prijevoza, troškove špedicije, troškove utovara/istovara, troškove osiguranja i sve ostale troškove koji su nastali u vezi s dovođenjem zaliha na njihovu sadašnju lokaciju i u njihovo sadašnje stanje. Svi popusti, koji su ugovoreni pri nabavi robe i neposredno se odobravaju na računu dobavljača, umanjuju trošak nabave robe. Troškovi zaliha robe postaju rashodi u onom razdoblju u kojem je roba prodana.
Tečajne razlike
Tečajne razlike koje se pojavljuju pri uvozu robe kao pozitivne tečajne razlike trebamo knjižiti u korist prihoda, dok negativne tečajne razlike predstavljaju troškove razdoblja. Ukoliko trgovac kupuje robu uz odgodu plaćanja te uz priznavanje kamata, tada također te troškove knjižimo na teret troškova razdoblja u kojem su nastali. Troškove posudbe (kamate) i drugi sl. troškove, koji nastaju u vezi robnih kredita, u pravilu smatramo troškovima razdoblja.
Potrebno je voditi računa o vjerodostojnosti i točnosti prikazivanja stvarno nastalih troškova u obračunskom razdoblju. U suprotnom, ukoliko napravimo neispravan obračun ili knjiženje troškova nabave robe, takve greške stvaraju na netočnu vrijednost ostvarenog dobitka, kao i netočan obračun poreza na dobitak.
U toku godine, a obvezno na kraju godine potrebno je uskladiti podatke robnog knjigovodstva sa podacima u glavnoj knjizi financijskog knjigovodstva. Na temelju Zakona o trgovini, prestala je obveza vođenja Knjige popisa u trgovini na malo. Zakon o trgovini ne propisuje posebne evidencije, ali u čl.16. Zakona stoji da trgovac nadležnoj inspekciji mora osigurati podatke o stanju robe u prodajnom objektu. Veliki broj trgovaca iz praktičnih razloga i dalje vodi Knjige popisa, ali u današnje vrijeme razvijenih informacijskih tehnologija jedino razumno rješenje je da svaka trgovina programski osigura evidenciju zaliha robe te i ulaz/izlaz robe. Iako Zakon o trgovini izravno ne propisuje oblik i sadržaj evidencije, ne smijemo pritom zanemariti čl. 8.st.7. Zakona o računovodstvu prema kojem se pomoćne knjige, koje se odnose na imovinu u materijalnom obliku, iskazuju u količinama i novčanim iznosima što direktno vrijedi i za evidenciju trgovačke robe koja predstavlja upravo pomoćnu poslovnu knjigu.
