Samo prije nekoliko godina dobar event za poslovne parnere i/ili medije značio je zakup prostora u poznatijem restoranu ili hotelu, dovoljno hrane i ugodno druženje. No, razvojem odnosa s javnošću i pojavom agencija i osoba koje se bave planiranjem i organizacijom događanja, a i samim time sve većim nadmetanjem među njima, eventi postaju sve zanimljiviji ne samo zbog jačanja poslovnih veza, nego i zbog same izvedbe koja se zna pretvoriti u prave male spektakle.
Organizacija događanja je i u ponudi agencija za odnose s javnošću koje svojim klijentima već uobičajeno nude i evente. Organizacija jednog događanja, ma kako mali bio, izazovan je posao od samog početka planiranja pa sve dok zadnji gost ne napusti zabavu.
Vrijeme održavanja – u koje vrijeme bi se event/događanje trebalo dogoditi ovisi i prigodi. Ako je riječ o svečanijem događanju, važnoj obljetnici ili predstavljanju event bi trebao biti u večernjim satima. No, zašto ne organizirati doručak za partnere, klijente ili novinare?
Pozivnice – tiskane pozivnice šaljite samo ako je riječ o ekskluzivnom večernjem događanju jer je već postalo uobičajeno pozivanje putem elektroničke pošte. Jasno istaknite vrijeme i mjesto događanja te zamolite goste da vam potvrde dolazak kako biste znali na koliko gostiju možete računati. Nije loše dan dva prije još jednom poslati podsjetnik na event, ali im i na taj način otkriti dio atmosfere koja ih očekuje te podići interes i dolazak na samo događanje.
Odabir prostora – ovisi definitivno o broju sudionika eventa. Izbor se uvelike sužava ako će broj uzvanika bit veći. No, većina hotela i restorana ima puno iskustva u organizaciji događanja pa ako se odlučite raditi sami možete očekivati i njihove preporuke i savjete. Jedini nedostatak je što u hotelskim i restoranskim prostorima ne možete previše birati hranu.
Za manja događanja je izbor zapravo prepušten vašoj mašti i preferencijama. Intimnija mjesta u kojima se može organizirati tematsko događanje za manji broj gostiju, raznolika hrana, mogućnost da se u jednakoj mjeri posvetite svakom gostu… Odabir mjesta u ovom slučaju može biti presudan jer ako ste dobro odabrali zagarantirana je i dobra atmosfera.
Branding prostora – ne zaboravite svoje goste podsjetiti da su u došli na događanje koje je organizirano zbog određene prigode: predstavljanja novog proizvoda ili usluge, predstavljanja poslovnih rezultata, edukacije ili samo zahvale za uspješnu suradnju. Postavite na vidljiva mjesta svoje logotipe, brošure ili ako postoji tehnička mogućnost predstavite se na tabletima koji su dostupni gostima.
Sadržaj – iako svi uvijek nestrpljivo čekaju neslužbeni dio eventa, nemojte preskočiti službeni. Pripremite unaprijed kratki govor ili prezentaciju kojim ćete započeti događanje, iskoristite mogućnost foto ili video sadržaja, pohvalite se onime zbog čega ste događanje organizirali.
Ukoliko na event pozivate i novinare ne zaboravite im pripremiti informacije o prigodi i tvrtki, fotografije u visokoj rezoluciji, kao i važne kontakte unutar tvrtke.
Poznati na eventu – svečaniju notu i težinu eventu daje poznata osoba koja može biti i voditelj/voditeljica događanja, a može ih se angažirati čak i ako je događanje manje. Zbog investiranja u dobrog voditelja sigurno nećete požaliti jer su većinom vrhunski profesionalci koji mogu atmosferu učiniti puno svečanijom i ugodnijom. Ne zaboravite im unaprijed pripremiti scenarij događanja, kratki uvodni govor ili pitanja za sudionike.
Zabava – uvijek najbolji dio evenata koji se koristi i za jačanje poslovnih veza. Ukoliko su eventi dnevni računajte da će vam se gosti relativno brzo zahvaliti i vratiti svojim poslovnim obvezama. No, večernji su i planirani da traju dulje, a i da postanu nešto opušteniji.
Goodie bags – uobičajeno je pripremiti i poslovne darove za goste događanja koji ih dočekaju ili na mjestu pripremljenom za njih ili prilikom odlaska. Sadržaj može biti dio vašeg asortimana, brendirana zanimljiva sitnica, a možete se odlučiti i za personalizirane darove za svakog pojedinog gosta.
I ne zaboravite zabilježiti svaku sitnicu kako biste se poslije pohvalili interno ili na društvenim mrežama, ali i kako biste za ubuduće analizirali tijek događanja.
Marina Karamatić Sopić, managing partner Ambrela komunikacija, agencije za Odnose s javnošću i organizaciju događaja
