Prvi i osnovni savjet: Ne šaljite e-mailom ništa što ne biste slali i klasičnom poštom te ono što i sami ne biste željeli primati. Kada ste savladali taj mali prvi korak možemo nastaviti s pravilima lijepog ponašanja na internetu konkretnije u e-mail komunikaciji.
Naslov
SUBJECT (NASLOV) polje uvijek mora biti popunjeno, barem u teoriji. Poslati poruku bez naslova, pogotovo ako se radi o poslovnom dopisivanju izraz je neozbiljnosti. Naslov treba biti kratak, jasan i mora biti povezan sa sadržajem poruke. Naslove poput Bok, Ja sam i slično treba izbjegavati. Dozvoljeni su kada komuniciramo s nama bliskim prijateljima. Sve što vrijedi za naslov vrijedi i za samu poruku. Neka bude kratka, jasna i jednostavna.Ako imate potrebu za polemikama radije osobu nazovite telefonski ili dogovorite kavu.
Ne galamite
SAMO VELIKA SLOVA u emailu interpretiraju se kao galama. Koristite druge načine naglašavanja teksta ako je to moguće.Kao u klasičnom pismu, poruka bez pozdrava je nepristojna. Ako šaljete email nepoznatoj osobi, starijoj osobi, općenito: osobi kojoj bi se inače obraćali sa Vi, započnite poruku s: „Poštovana/i, Lijep pozdrav i slično. čak i u neformalnoj komunikaciji poželjno je napisati bilo kakav pozdrav.
Poštujte sugovornika
Ispod poruke obavezno se potpišite, napravite svoj kratki signature (ime, prezime, ime tvrtke i broj telefona). To je nužno kako bi primaocu vaše poruke bili dostupni i drugim komunikacijskim kanalima.Ako ste vi osoba koja je primila osobni e-mail nemojte ga prosljeđivati drugima. Pošiljatelj je taj koji odlučuje kome će i da li će slati e-mail poruke.Također, suzdržite se od prosljeđivanja lanaca sreće jer time spamate svoje kontakte i otkrivate njihove e-mail adrese.
Kaos i sigurnost
Kada kažemo da primljeni e-mail ne prosljeđujete drugima to ne znači da ne morate odgovoriti pošiljatelju da ste e-mail primili i da je s njim sve OK. Kod višestrukih odgovora u subject umjesto Re:Re:Re: pišite nove naslove jer će se Re:Re:Re: s vremenom pretvoriti u kaos. Podatke poput kućne adrese, korisničkih imena, lozinki, brojeva kreditnih kartica i sličnog ne šaljite drugima i nastojte da ti podaci uopće nisu dostupni u vašem inboxu.
Zaključak
U normalnoj komunikaciji riječi čine tek sedam posto poruke. Ostalo je neverbalna komunikacija. Zato kad šaljete poruku, ubacite :roll:smajliće na mjesta gdje ste se šalili. I to je to. Nažalost mnogi, pa i ja osobno često zanemarujem ova pravila. No, ako i preskočite koje pravilo držite se pravila da ne činite drugome ono što ne biste željeli da drugi čine vama.
