Imate vrhunsku ideju. Stvarno je dobra i u vašim kalkulacijama, uspjeh je zagarantiran. Sve što vam treba jest pomoć nekoliko osoba i to je to. Svaka od njih će napraviti svoj dio posla, vi ćete ih platiti ili ćete se već “nekako dogovoriti” i to je to. Konačno imate nekog da sve to odradi, dok vi uživate i odmarate. Imate novac, a oni imaju rad i talent i samo je to bitno. Zar ne? Kratko i jasno – ne. Ovaj niz stavova i presumpcija recept je za neuspjeh vašeg projekta. Velika je vjerojanost da ćete doživjeti fijasko. Dio radnika posao neće odraditi kako ste to zamislili – neki će se posla primiti površno, dok će drugi zavlačiti. Nekima neće biti dovoljna plaća i toga će se sjetiti usred projekta, a drugima će toliko toga biti nejasno, da ćete s njima praktički biti prisiljeni projekt voditi od etape do etape. Da se katastrofa ne bi dogodila, u nastavku su navedena pravila koja poznaju svi dobri projekt manageri.
1. Nikome nije stalo do vašeg projetka kao vama
Bez obzira koliko novca stavili u kalkulaciju – u kakvom uređenju radili i kakvu organizaciju imali, morate se pomiriti s činjenicom da drugi ljudi imaju vlastite planove i vlastite živote. Ovi planovi nisu isti kao vaši i samim time i motivacija nije ista. Strast nije ista, a time niti predanost neće biti ista. Možda se radi zaista o neprimjetnim nijansama, ali češće će to biti one veće, uočljivije. One su uzrok što vaši zaposlenici “jedva čekaju doma s posla” i što im nije jasno “zašto se ljutite ili brinete” iz ovog ili onog razloga. Ovo nezadovoljstvo je vidljivo i kod vaših “honoraraca” i suradnika i rezultira manjim ili većim odstupanjima od plana. Tako će se ponekad dogoditi da se neki suradnici jednostavno više ne javljaju (pogotovo freelanceri) – neki će odustati usred projekta, a drugi će se pak postaviti kao da im nije jasno što to vi od njih zapravo tražite. Ovo je izuzetno frustrirajuće i budete li se oslanjali na druge da rade vaš posao (koji je puno veći nego li biste to željeli!), velika je vjerojatnost da od vašeg projekta ostanu samo frustracije i gubitak vremena i novca. Kako onda ove ljude “natjerati” da odrade svoj dio posla kako treba? Odgovor se krije u drugom pitanju: Znate li vi uopće koji je vaš posao? Evo što morate znati kao projekt manager:
2. Budite izuzetno konkretni u vašim zahtjevima
Ovo biti “izuzetno konkretan” sastoji se u dostavljanju detaljnih opisa (ponekad i na nekoliko stranica A4 formata) i potrebnih podataka (uključujući i skice i kompozicije. Ponekad su nužni i sastanci i niz ispravaka i promjena, dok posao nije zaista završen. Možda će biti potrebna koordinacija autora stručnih tekstova ili nadzor nad timom developera. O čemu god da se radilo, uvijek važi jedno pravilo: što vaše upute budu detaljnije i konkretnije, to ćete manje vremena trošiti na ispravke, lošu komunikaciju i greške vaših zaposlenika.
Ukoliko želite da oni nešto odrade “baš tako”, ne prepuštajte ništa slučaju. Pišući tu dulju direktivu ne gubite vrijeme, nego dajete jasne upute što je potrebno napraviti i kako to na kraju mora izgledati. Ne traži se pri tome od vas da se uplićete u tehnički dio posla, ali se traži da razjasnite sve nedoumice koje bi vaš “odokativni” opis mogao prouzročiti. I pri tome budite spremni na puno više posla nego li mislite.
3. Imajte pričuvni plan
Kako biste izbjegli mogući fijasko, na vama je da odradite dio posla koji se odnosi na usmjeravanje. Nakon toga, ukoliko vodite projekt, na vama je da se pobrinete da unatoč svim mogućim zaprekama, plan privedete uspješno kraju. Ponekad će to značiti imati u pričuvi nekoliko honoraraca ili pripadnika drugog tima koji su spremni preuzeti rad na projektu u slučaju da dio glavnog tima zakaže, a ponekad će to značiti doradu projektnih planova i itinerara kako bi bili jasniji i jednostavniji za one koji ih provode. Bilo kako bilo, mislim da je jasno kako voditi projekt nije samo sjedenje u fotelji i mahanje prstom u stilu “ti radi ovo, ti radi ono”. Biti projekt manager znači biti lider – vođa. A on vodi primjerom. Ne zaboravite – bilo da radite za sebe ili za veću tvrtku, kao koordinator projekta, uspjeh vašeg tima odraz je vaših sposobnosti. A to da treba “zapeti” najbolje možete objasniti – primjerom.
