Male tajne dobre organizacije eventa

Svečano otvorenje. Dvjestotinjak uzvanika. Novinari. Celebovi. A rok? Pet dana?!? Još uvijek me jeza obuzme kada se sjetim eventa kojeg smo odradili u doista nemogućim uvjetima. Očekivano, uz sav trud i danonoćni angažman cijele agencije, bilo je propusta. Program je kasnio, plesačice zapele negdje u prometu, ma sveopći kaos. Nevjerojatno je što su uzvanici ipak bili zadovoljni i otišli kućama puni pozitivnih dojmova, jer naravno da sjajna atmosfera, odlična hrana i dobra glazba mogu pomoći da se na organizacijske rupe zažmiri jednim okom. Ali. Ne ponovilo se. I zato već u startu dolazimo do ključnog savjeta:

BOLJE NIKAKO, NEGO TRALJAVO

Bilo da je riječ o manjem inhouse eventu, organizaciji press konferencije, velikom kongresu ili svečanom, red carpet događanju, ako nemate budžet i jedini vam je cilj odraditi to “reda radi”, eto, zato što npr. božićne evente imaju i svi drugi ili nemate dovoljno vremena za temeljitu pripremu, nemate agenciju ili osobu koja će se u potpunosti posvetiti organizaciji – odustanite! Bolje nikakav event, nego loš event.

MEDIJSKI EVENTI

Recesija i desetkovane redakcije razlog su zašto trebate pet puta razmisliti prije organizacije pressice. Jedino dobar povod, medijima relevantne teme, predstavljanje novih proizvoda ili biznis rezultata, imaju smisla i tek u tim slučajevima mediji će se odazvati. No, to ne znači da ne možete, umjesto klasične konferencije za medije, osmisliti zanimljive, manje medijske evente – medijski brunch, okrugli stol s atraktivnim gostima, neformalna druženja gdje ćete u opuštenoj i prijateljskoj atmosferi prenijeti medijima ključne poruke te jačati odnosi s njima.

PRIPREMA, PRIPREMA, PRIPREMA…

… je 90 posto uspjeha! Krenite na vrijeme s potragom za najboljim mjestom za vaše događanje; pripremite zanimljive pozivnice – i grafički i tekstualno; napravite timeline aktivnosti – preciznu i temeljitu razradu svih aktivnosti koje vas očekuju, od izbora menu-a, tehničkih detalja, scenarija, briefa moderatora i hostesa, pripreme press kita do brendiranja prostora.

FOOD & BEVERAGE

Potrudite se da vaši uzvanici odu doma siti i sretni. Od načina serviranja, dekoracija, samog izbora hrane i pića – u ovom dijelu budite velikodušni pri budžetiranju. Vratit će vam se.

MODERATOR

Bitno je da svako događanje ima “domaćina” ili “domaćicu” koji će, što se scenarija tiče, držati sve konce u rukama. Od pozdravne riječi, najave sudionika, zatvaranja skupa, iznimno je važno da moderatoru govor i protokol pripremite unaprijed.

BRZOPOTEZNI TIPS & TRICKS

• Angažirajte osobu iz javnog života kao moderatora. Eto dodatne prilike za PR.
• Goody bags su neizostavni dio priče.
• Press kit i priopćenje za medije trebaju sadržavati ključne poruke. Drugim riječima, medijima sve pripremite unaprijed.
• Registracija uzvanika, posebno kada su veliki skupovi u pitanju treba biti besprijekorno odrađena. Na tom su vam punktu važnije pametne i simpatične hostese, od krasotica i modela.
• Tehničku probu napravite prije početka. One nespretne situacije gdje se uzvanici bore s on i off na bežičnim mikrofonima vidjeli ste već sto puta. A to ne želite na vlastitom eventu.
• Pri izboru mjesta događanja razmišljajte, osim o interijeru, i o praktičnim detaljima. Postoji li parking u blizini?
• Četvrtkom i petkom toliko je događanja da novinari, i kada žele doći, ne mogu se u jednoj večeri stvoriti na tri mjesta. Zašto ne utorak?

[box style=”0″]

[/box]