Kako odabrati dvoranu za poslovno događanje?

Marketing i ljudski resursi najbolji prijatelji?

S obzirom na veliku ponudu različitih dvorana za poslovne događaje – od velikih kongresnih i konferencijskih pa do manjih, intimnijih za sastanke – teže je pronaći mjesto koje će odgovarati svim vašim potrebama i uz to savršeno nadopunjavati imidž tvrtke. Kako ne biste pogriješili s odabirom kongresne dvorane u nastavku pročitajte na što apsolutno morate obratiti pažnju prije rezervacije termina.

Koliko će ljudi biti na događanju?

Različiti eventi zahtijevaju različite prostore. Jednom kada je određen okviran broj ljudi koji će biti pozvani, slika o potrebnoj veličini dvorane bit će znatno jasnija. Čak i kada nađete savršeno mjesto s kapacitetima kakve trebate, provjerite kakav raspored mogu osigurati u okviru dvorane te koliko ljudi je moguće smjestiti u dvoranu s obzirom na različite rasporede. Potrebno je obratiti pažnju i na to što se može očekivati ako se pojave uzvanici koji nisu potvrdili svoj dolazak.

Koliko dugo će događanje trajati?

Predviđeno trajanje događaja također može utjecati na odluku. Neka mjesta neće biti spremna iznajmiti dvoranu ako je potrebna samo na sat ili dva, a postoji mogućnost da je se iznajmi na cijeli dan. Stoga bi pitanje o vremenskom okviru i njegovom utjecaju na najam trebalo biti jedno od prvih pri upitu za dvoranu.

Je li dvorana lako dostupna?

Treba razmotriti mogu li svi uzvanici bez problema stići na mjesto događanja. To najčešće uključuje saznanje mogu li gosti jednostavno stići javnim prijevozom i postoji li dovoljno parkirnih mjesta za sve one koji dolaze autom. Ukoliko se radi o velikom događanju, naravno da neće biti moguće udovoljiti svima, ali ako je u pitanju manji sastanak na ovo bi svakako trebalo obratiti pozornost.

Aristos

Koje tehnologije i oprema su potrebni?

Najčešće se ovdje radi o audiovizualnoj opremi potrebnoj za prezentacije ili live video stream koje će bez problema osigurati svako mjesto koje se bavi organizacijom poslovnih događanja. Ukoliko je potrebno nešto što bi moglo biti izvan standarda svakako je potrebno obavijestiti osobu s kojom se kontaktira kako bi se sve moglo osigurati. Ne treba navoditi da je Wi-Fi apsolutno obvezan za bilo koju vrstu događanja.

Je li potreban catering?

Odgovor je gotovo uvijek da, catering je potreban. Čak i ako se radi o kratkom sastanku gosti će očekivati barem tople napitke i piće, a ako se radi o poludnevnom ili cjelodnevnom događanju jedan obrok i pauza za kavu su obvezni. Dobra je ideja pročitati recenzije o hrani mjesta koje razmatrate kako uzvanici ne bi ostali gladni. Također, nije se loše raspitati o različitim opcijama prehrane kao što su vegetarijanska, veganska ili bezglutenska u slučaju da netko od gostiju ima potrebu za time.

Odgovara li mjesto imidžu tvrtke?

Idealno je da odabrano mjesto udovoljava svim tehničkim zahtjevima te da odgovara slici koju tvrtka predstavlja u javnosti. Recimo, marketinška tvrtka koja se prezentira kao opuštena i zabavna može događanje održati u nekom klubu ili industrijski uređenom prostoru, dok će brokerskoj tvrtki s dugogodišnjom tradicijom bolje odgovarati klasično okruženje hotela.

Uklapa li se u budžet?

Početak i kraj svake organizacije, budžet može igrati presudnu ulogu u odluci o rezervaciji neke dvorane. Potrebno je u startu provjeriti cijene i dodatne troškove koji bi se mogli pojaviti te se raspitati o mogućnosti prilagodbe cijene, rokovima i opcijama plaćanja.

Podijeli

Odgovori

Top