Sastanci su u mnogim organizacijama i dalje jedno od glavnih mjesta na kojima se razmjenjuju ideje, donose odluke i rješavaju problemi. No svatko tko je barem jednom proveo nekoliko sati u konferencijskoj dvorani zna koliko se lako razgovor može pretvoriti u gubljenje vremena. Velik dio toga ovisi o načinu na koji ljudi komuniciraju.
Određene rečenice često zvuče bezazleno, ali u praksi mogu zaustaviti raspravu, usporiti donošenje odluka ili ostaviti dojam nepripremljenosti.
Kako izgleda učinkovit poslovni sastanak
Poslovni sastanak je organizirani razgovor u kojem sudionici razmjenjuju informacije, raspravljaju o problemima i donose odluke važne za rad organizacije ili projekta. Stručnjaci za organizaciju rada često naglašavaju da učinkovit sastanak ima tri ključne karakteristike:
- jasnu temu,
- pripremljene sudionike i
- komunikaciju usmjerenu na rješenja.
Upravo zbog toga način na koji sudionici formuliraju svoje rečenice može značajno utjecati na tijek razgovora. U nastavku su fraze koje pripremljeni profesionalci nastoje izbjegavati.
1. „To smo uvijek radili ovako.“
Pozivanje na ustaljeni način rada često zaustavlja svaku daljnju raspravu. Iako iskustvo ima vrijednost, promjene i poboljšanja rijetko nastaju ako se unaprijed odbacuju drugačiji pristupi.
Organizacije koje potiču inovacije obično potiču i pitanje: postoji li bolji način da se to napravi?
2. „Nisam siguran, ali…“
Neprecizan uvod može smanjiti povjerenje u ono što slijedi. Kada osoba počne rečenicu na ovaj način, poruka koju želi prenijeti često već u startu zvuči manje uvjerljivo. Ako već iznosite mišljenje, bolje ga je formulirati jasno i objasniti na čemu se temelji. Time pokazujete da ste razmislili o temi, čak i ako rješenje nije konačno.
3. „To je problem drugog tima/odjela.“
Ova rečenica vrlo brzo zatvara razgovor. U radnom okruženju većina problema ionako se prelijeva između različitih odjela i uloga pa potpuno distanciranje rijetko pomaže. Mnogo je korisnije pitati kako se situacija može pomaknuti prema rješenju ili tko bi mogao pomoći u rješavanju problema.
4. „Mislim da bi trebalo…“
Neodređene formulacije često ostaju samo na razini ideje. Kada se predlaže promjena, korisnije je navesti konkretan korak. To znači jasno definirati što točno treba napraviti, tko bi to mogao preuzeti i u kojem roku. Takav pristup pretvara ideju u potencijalnu akciju.
5. „Sviđa mi se“ ili „Ne sviđa mi se.“
Osobni dojam sam po sebi rijetko pomaže u donošenju poslovnih odluka. Mnogo je korisnije objasniti zašto nešto funkcionira ili ne funkcionira, i što bi se moglo poboljšati. Argumenti i objašnjenja omogućuju konstruktivnu raspravu.
6. „Moramo o tome razgovarati kasnije.“
Ponekad je odgoda neizbježna, ali često samo odgađa problem. Ako se tema ne može riješiti odmah, korisno je barem definirati sljedeći korak: tko će se time baviti i kada će se rasprava nastaviti. Na taj način razgovor ne završava bez zaključka.
7. „Ne znam, što vi mislite?“
Traženje tuđeg mišljenja može biti korisno, ali stalno prebacivanje odgovora na druge ostavlja dojam pasivnosti. U pravilu je bolje prvo iznijeti vlastiti prijedlog, a zatim otvoriti prostor za dodatne ideje. Time pokazujete inicijativu i spremnost na sudjelovanje u raspravi.
Zašto je sve ovo važno?
Način na koji komuniciramo na sastancima često ima veći utjecaj nego sama tema sastanka.
Par loše formuliranih rečenica može usporiti odluke, stvoriti frustraciju ili potpuno razvodniti raspravu. S druge strane, jasna pitanja, konkretni prijedlozi i spremnost da preuzmeš dio odgovornosti čine ogromnu razliku.
U konačnici, cilj sastanka je prilično jednostavan: pomaknuti stvari naprijed, a ne samo popuniti vrijeme u kalendaru. Sve ostalo je gubljenje vremena.
Diplomirana novinarka s golemim iskustvom u digitalnom marketingu, copywritingu i PR-u. Od terenskih novinarskih početaka do agencijskih brainstorming sesija - priče su moj svijet, a storytelling mi je strast.
